Checklist pour organiser une journée sportive

Une journée sportive demande plus qu’un programme de matchs. Il faut confirmer le lieu, suivre les inscriptions, former les équipes et préparer le matériel pour chaque activité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’installation des tentes et des terrains. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, plan météo, numéros de téléphone et boissons à refroidir.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Établir le programme sportif
2 personnes
Déterminer le nombre de participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Publier la composition des équipes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les chasubles d'équipe
Préparer les prix
Imprimer le déroulé
Vérifier les numéros de téléphone
Préparer le plan météo
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Transporter le matériel sur le site
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les listes d’inscription
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester la playlist musicale
Préparer la trousse de premiers secours
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
Ouverture et explication
2 personnes
Encadrer les épreuves sportives
8 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Vérifier les points d’eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Fournir la musique
Échanger le matériel de sport
3 personnes
Annoncer les pauses
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Encadrer les finales
5 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer la clôture
Faire le check-out des participants
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Ballons de handballqté 6
Balles de tennisqté 30
Raquettes de tennisqté 12
Cannes de hockeyqté 16
Balles de floorballqté 30
Témoins de relaisqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Gilets rougesqté 12
Gilets bleusqté 12
Gilets jaunesqté 12
Gilets vertsqté 12
Sifflets de compétitionqté 8
Chronomètresqté 6
Mètre rubanqté 2
Tapis de sautqté 4
Bancs d'équilibreqté 2
Objectifs intermédiairesqté 4
Filet de volley-ball
Support de basketqté 2
Panneaux de scoreqté 6
Numéros de départqté 100
Rubans de médailleqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 24

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de signalisationqté 2
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Drapeaux d’équipeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6

Administration

Formulaires d’inscriptionqté 120
Feuilles de scoreqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Prixqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Dès que le nombre de participants est connu, prévoyez une date limite claire pour les changements d’équipe et les besoins alimentaires.
Préparez le planning des matchs avec une marge entre deux activités. Une pause de 10 à 15 minutes facilite les rotations, le rangement des ballons et le passage d’un terrain à l’autre.
Contrôlez le matériel au moins 3 jours avant la journée sportive. Comptez les ballons, chasubles, sifflets, chronomètres, cônes et filets ; un inventaire par activité évite les recherches au dernier moment.
Envoyez les informations pratiques au moins 48 heures avant. Indiquez l’heure d’arrivée, les équipes, le règlement, le programme, les numéros de contact et la conduite prévue en cas de pluie.
Installez le site avant l’arrivée des participants. Prévoyez les tentes, tables, chaises, poubelles et tables de buffet, puis placez les boissons au frais et préparez les en-cas le matin même.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée sportive ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant afin de répartir les équipes et d’établir le planning des matchs.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée sportive ?: Comptez au minimum 4 semaines pour une journée avec plusieurs activités, des équipes et une réservation de lieu. Commencez 6 à 8 semaines à l’avance si le site, les tentes ou le matériel doivent être réservés.
Quand vérifier la météo pour une journée sportive ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures avant et le matin de l’événement. Préparez dès la veille le plan pluie, les espaces couverts et le message à envoyer aux participants.
Que faut-il préparer la veille d’une journée sportive ?: La veille, refroidissez les boissons, triez les chasubles par équipe, imprimez le déroulé et rassemblez le matériel par activité. Vérifiez aussi les numéros de téléphone et confirmez les réservations restantes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.