Sportclinic organiseren: checklist van planning tot start

Een sportclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen trainers en sportmateriaal regelen. Je legt eerst het programma, de locatie en de begeleiding vast en werkt daarna toe naar groepsindeling, stations en catering. Controleer minimaal een week vooraf of alle deelnemers bevestigd zijn en of een binnenruimte beschikbaar is bij slecht weer. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke inschrijftafel, herkenbare groepen en materiaal dat per sportstation klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en sportonderdelen vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Trainers en begeleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Sportgroepen indelen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Alternatieve binnenruimte bevestigen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Deelnemerslijst en badges maken
2 personen
Sportstations voorbereiden
3 personen
Snacks en lunch voorbereiden
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal per station klaarleggen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Dranken en snacks klaarzetten
3 personen
Trainers en vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Opening en veiligheidsuitleg geven
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Eerste sportblok begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
Tweede sportblok begeleiden
6 personen
Sportmateriaal veilig controleren
2 personen
Broodmaaltijd serveren
4 personen
Derde sportblok begeleiden
6 personen
Afsluitende cooling-down begeleiden
3 personen
Afsluiting en bedankje verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Bankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Sportkegelsaantal 40
Veldmarkeringenaantal 30
Trainingsballenaantal 20
Pionnenstokkenaantal 12
Agilityladdersaantal 4
Springtouwenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Fitnessmattenaantal 25
Sporthesjesaantal 40
Opbergbakkenaantal 6
Handpompaantal 2
EHBO-kit
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Uitdeelkommenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Decoratie

Naamstickersaantal 60
Permanente markersaantal 10
Programmabordenaantal 6

Tips

Plan de sportonderdelen in blokken en houd per station een vaste wisseltijd aan. Zo weten trainers, vrijwilligers en deelnemers wanneer ze moeten starten en doorwisselen.
Controleer zeven dagen vooraf de weersverwachting en bevestig meteen de alternatieve binnenruimte. Buitenmateriaal zoals veldmarkeringen, sportkegels en pionnenstokken moet je kunnen verplaatsen.
Maak de deelnemersindeling uiterlijk twee dagen vooraf. Zet namen, dieetwensen en groepskleur op de deelnemerslijst en badges, zodat de inschrijving niet ophoudt bij ontbrekende informatie.
Leg het materiaal per station apart in opbergbakken. Denk naast ballen en agilityladders ook aan een handpomp, fluitjes, stopwatches, EHBO-kit en voldoende verlengsnoeren.
Vul koelboxen en thermoskannen vlak voor vertrek en zet waterkannen, herbruikbare bekers en snacks op een vaste plek. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per deelnemer en controleer de dieetwensen voordat je de lunch uitserveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportclinic organiseren?: Leg de locatie, trainers en het programma liefst 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de clinic, zodat je deelnemers, dieetwensen en sportgroepen op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik de deelnemers van een sportclinic indelen?: Maak de sportgroepen ongeveer 2 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Stuur het programma en de groepsindeling uiterlijk 1 dag voor de sportclinic naar alle deelnemers.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig per sportstation?: Zorg per station voor minimaal één set materiaal voor de grootste groep die daar tegelijk traint, plus 10 procent reserve. Leg alles de avond ervoor per station klaar en test ballen, stopwatches, speaker en verlichting.
Hoeveel drinken en snacks heb ik nodig voor een sportclinic?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en vul daarna bij op basis van de duur en inspanning. Koop snacks en lunch voor het definitieve aantal deelnemers plus ongeveer 10 procent reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.