Sportclinic organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Sportclinic braucht mehr als Trainer und Sportmaterial. Du musst Gruppen einteilen, Stationen vorbereiten, Verpflegung planen und den Ablauf so verschicken, dass alle rechtzeitig Bescheid wissen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Ort, Programm und Betreuung. Am Veranstaltungstag selbst helfen klare Zuständigkeiten, vorbereitete Materialboxen und ein bestätigter Innenraum, falls das Wetter umschlägt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm und Sportteile festlegen
2 Personen
Location reservieren
Trainer und Betreuer festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmer bestätigen
Sportgruppen einteilen
2 Personen
Programm an Teilnehmer senden
Wettervorhersage prüfen
Alternative Innenräume bestätigen
Sportmaterial prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Teilnehmerliste und Ausweise erstellen
2 Personen
Sportstationen vorbereiten
3 Personen
Snacks und Mittagessen vorbereiten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Sportplätze abstecken
4 Personen
Sportmaterial pro Station bereitlegen
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Getränke und Snacks bereitstellen
3 Personen
Trainer und Freiwillige instruieren
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Eröffnung und Sicherheitseinweisung geben
2 Personen
Aufwärmen betreuen
3 Personen
Ersten Sportblock betreuen
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks verteilen
2 Personen
Zweiten Sportblock betreuen
6 Personen
Sportmaterial sicher überprüfen
2 Personen
Brotmahlzeit servieren
4 Personen
Dritten Sportblock betreuen
6 Personen
Abschließende Cool-down-Session anleiten
3 Personen
Abschluss und Dankeswort gestalten
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Sportgeräte sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 50
BänkeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

SportkegelAnz. 40
FeldmarkierungenAnz. 30
TrainingsbälleAnz. 20
PionenstangenAnz. 12
AgilityleiternAnz. 4
SpringseileAnz. 20
WiderstandsbänderAnz. 20
FitnessmattenAnz. 25
SportwestenAnz. 40
AufbewahrungsboxenAnz. 6
HandpumpeAnz. 2
Erste-Hilfe-Set
PfeifenAnz. 6
StoppuhrenAnz. 4

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
Megafon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
ServiertablettsAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
AusgabeschalenAnz. 8
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Dekoration

NamensaufkleberAnz. 60
PermanentmarkerAnz. 10
ProgrammschilderAnz. 6

Tipps

Lege Programm und Sportteile zuerst fest und reserviere danach die passende Location. Plane pro Sportstation eine verantwortliche Person ein, damit der Ablauf nicht an einer einzigen Betreuungskraft hängt.
Verschicke das Programm spätestens 7 Tage vor der Sportclinic. Bitte bei der Anmeldung auch um Ernährungswünsche und bestätige die Teilnehmenden, bevor du die Sportgruppen einteilst.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestätige spätestens am Vortag die Alternative für drinnen. So kannst du Bänke, Tische und Sportmaterial rechtzeitig umplanen.
Packe das Material nach Stationen in getrennte Aufbewahrungsboxen. Lege pro Station Markierungen, Bälle, Hütchen oder Leitern sowie eine Stoppuhr bereit, statt alles am Morgen zu suchen.
Plane Getränke und Snacks für den gesamten Vormittag und fülle die Kühlboxen vor dem Aufbau. Richte außerdem einen Anmeldetisch mit Teilnehmerliste und Ausweisen ein, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sportclinic organisieren?: Starte idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Location, Programm und Trainern. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin laufen, damit du Gruppen und Verpflegung planen kannst.
Was braucht man für eine Sportclinic?: Neben Bällen, Hütchen und Feldmarkierungen brauchst du je nach Station unter anderem Agilityleitern, Springseile, Widerstandsbänder, Matten, Westen und Stoppuhren. Plane zusätzlich ein Erste-Hilfe-Set, Pfeifen, Trinkgefäße, Kühlboxen sowie Tische und Stühle ein.
Wann soll man die Sportgruppen einteilen?: Teile die Gruppen nach Anmeldeschluss ein, idealerweise 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Berücksichtige dabei Alter, Leistungsniveau und die maximale Größe pro Trainer oder Station.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für eine Sportclinic?: Rechne pro Person für einen halben Tag mit mindestens 1 bis 1,5 Litern Getränken und einer Snack- sowie einer Mittagsportion. Kaufe verderbliche Lebensmittel spätestens am Vortag und halte zusätzlich Wasser für Trainer und Helfer bereit.

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