Sportbeurs organiseren: checklist en planning

Een sportbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en sportmateriaal klaarzetten. Je moet sportaanbieders en standhouders tijdig vastleggen, aanmeldingen verwerken en bezoekers op de dag zelf duidelijk door de ruimte leiden. Plan ook demonstraties, vrijwilligers, catering en techniek ruim vooraf. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reserveringen tot het printwerk, de bewegwijzering en de laatste voorraadcontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Sportaanbieders benaderen
2 personen
Standhouders registreren
2 personen
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Reserveringen vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Beursprogramma opstellen
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Demonstraties plannen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst maken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Catering bevestigen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Printwerk verzamelen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en doorgangen controleren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Sportdemonstraties klaarzetten
4 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders laten opbouwen
4 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers informeren
3 personen
Programma omroepen
Sportdemonstraties begeleiden
4 personen
Proefactiviteiten begeleiden
5 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Doorgangen vrijhouden
2 personen
Laatste programma aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Standhouders naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Standwandenaantal 24
Baliebalie
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Kassabox
Pinapparaataantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Sportmateriaal

Sportmattenaantal 12
Yoga mattenaantal 10
Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Hockeysticksaantal 8
Hockeyballenaantal 12
Springtouwenaantal 12
Kettlebellsaantal 8
Dumbbellsaantal 16
Weerstandsbandenaantal 20
Pionnenaantal 30
Snelheidsladderaantal 2
Hoepelsaantal 12
Startnummersaantal 100
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 4
Handdoekenaantal 30
Waterflessenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Sportpostersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuigeraantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond uiterlijk 3 weken voor de beurs vast. Wijs standplaatsen toe en controleer per plek of er een tafel, standwand, stroompunt en genoeg loopruimte beschikbaar is.
Open de aanmeldingen pas nadat datum, locatie, programma en standhouders voldoende zeker zijn. Verwerk dieetwensen direct in dezelfde lijst als de aanmeldingen, zodat de catering uiterlijk 1 week vooraf kan worden bevestigd.
Plan demonstraties in tijdsblokken van 20 tot 30 minuten en zet per blok een verantwoordelijke en benodigd sportmateriaal erbij. Zo voorkom je dat bijvoorbeeld sportmatten, ballen of pionnen dubbel zijn ingepland.
Maak voor vrijwilligers een indeling met minimaal drie rollen: ontvangst, zaalbegeleiding en ondersteuning bij demonstraties. Deel contactgegevens en starttijden minstens 5 dagen vooraf; neem ook een reservepersoon op voor uitval.
Test techniek en verlichting minstens 1 dag vooraf op locatie. Controleer laptop, tablets, pinapparaat, mobiele speakers, draadloze microfoon, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations voordat de standhouders arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf met datum, locatie en sportaanbieders. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, programma, vrijwilligers, printwerk en de controle van materiaal en techniek.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een sportbeurs?: Reken voor een beurs met meerdere stands op minimaal 3 uur opbouwtijd. Zet tafels, stoelen, standwanden, bewegwijzering en sportmateriaal eerst klaar; test daarna stroom, geluid, betaalmiddelen en tablets.
Wanneer moet je standhouders informeren over de sportbeurs?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 2 weken vooraf en een korte laatste bevestiging 2 tot 3 dagen voor de beurs. Vermeld daarin hun standplaats, aankomsttijd, beschikbare tafelruimte, stroomvoorziening en het programma van demonstraties.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportbeurs?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst, 1 voor de zaalbegeleiding en 1 per gelijktijdige demonstratie. Bij wisselende diensten werkt een reserve van 10 tot 20 procent goed, zodat pauzes en uitval zijn opgevangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.