Checklist para organizar una feria deportiva sin olvidos

Organizar una feria deportiva implica coordinar expositores, demostraciones, inscripciones y mucho material en un mismo espacio. Esta checklist reúne el trabajo desde la confirmación de la fecha y el lugar hasta la preparación de acreditaciones, catering y señalización. El plano de la feria debe estar listo antes de asignar los puestos, y las demostraciones necesitan horarios, responsables y material reservado. También encontrarás tareas para gestionar voluntarios, preferencias dietéticas y la comunicación con los responsables de cada stand.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Contactar a proveedores deportivos
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Crear el plano de la feria
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Registrar las reservas
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Elaborar el programa de la feria
2 personas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Planificar demostraciones
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear una lista de contactos
Preparar la señalización
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Confirmar el catering
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recopilar material impreso
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo y los accesos
3 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar señalización
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar las demostraciones deportivas
4 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Coordinar el montaje de los expositores
4 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Informar a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar las demostraciones deportivas
4 personas
Guiar las actividades de prueba
5 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener los pasillos despejados
2 personas
Anunciar el programa final
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Reunir material deportivo
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Enviar seguimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillas plegablescant. 80
Paredes para standscant. 24
Mostrador de recepción
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Material deportivo

Colchonetas deportivascant. 12
Esterillas de yogacant. 10
Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 6
Voleibolcant. 4
Palos de hockeycant. 8
Pelotas de hockeycant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Kettlebellscant. 8
Mancuernascant. 16
Bandas de resistenciacant. 20
Conoscant. 30
Escalera de velocidadcant. 2
Aroscant. 12
Dorsalescant. 100
Cronómetroscant. 4
Cintas métricascant. 4
Toallascant. 30
Botellas de aguacant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 10
Pósteres deportivoscant. 20
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradoracant. 2
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contactar con proveedores deportivos: necesitas conocer el espacio disponible para dibujar el plano y calcular cuántos puestos caben.
Prepara el plano antes de registrar las reservas definitivas. Deja pasillos despejados y sitúa la recepción, los stands, las demostraciones y las zonas con colchonetas o balones sin bloquear los accesos.
No esperes a la última semana para abrir las inscripciones. Recoge desde el principio las preferencias dietéticas y confirma el catering cuando ya tengas una previsión razonable de asistentes.
Entrega a cada responsable de stand un programa con horarios, ubicación y contactos. Las acreditaciones, los carteles y la señalización deben estar preparados antes del montaje, no durante la llegada de los expositores.
Haz una comprobación del inventario el día anterior y prueba el equipo técnico: portátil, tablets, caja registradora, altavoces, micrófono, cables, regletas y estaciones de carga. Reserva material deportivo adicional para las demostraciones con más participación.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar una feria deportiva?: Empieza al menos 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas confirma la fecha y el lugar, contacta con proveedores y abre el registro de expositores; después puedes cerrar el plano, las reservas y el programa.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria deportiva?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes de la feria. Mantén el registro activo durante al menos 3 semanas para poder calcular asistentes, necesidades de catering y cantidad de acreditaciones.
¿Cuándo preparar el plano y asignar los puestos?: Prepara un primer plano unas 5 semanas antes, cuando conozcas el tamaño del lugar y los expositores previstos. Asigna los espacios definitivamente entre 2 y 3 semanas antes, dejando tiempo para informar a cada responsable.
¿Qué material hay que comprobar antes de una feria deportiva?: Haz una revisión completa 24 horas antes: mesas, sillas, paredes de stand, señalización, acreditaciones, cables, regletas, iluminación y equipo de sonido. Comprueba también el material de las demostraciones, como colchonetas, esterillas, balones, conos, cuerdas, kettlebells y bandas de resistencia.

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