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Sportmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Sportmesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Anbieter und Standbetreiber brauchen früh feste Informationen, Besucher müssen sich rechtzeitig anmelden können und Demonstrationen benötigen Platz, Material und Betreuung. Plane zuerst Ort, Standaufteilung und Programm, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Beschilderung, Namensschilder, Technik, Catering und die Kontrolle der Bestände. So erkennst du Engpässe, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Sportanbieter kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Reservierungen festhalten

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Promotionsplakate verteilen

    3 Personen

  • Messeprogramm erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Demonstrationen planen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kontaktliste erstellen

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Catering bestätigen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Drucksachen zusammentragen

    2 Personen

  • Sportmaterial prüfen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Durchgänge prüfen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Sportvorführungen bereitstellen

    4 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Besucher informieren

    3 Personen

  • Programm durchsagen

  • Sportvorführungen betreuen

    4 Personen

  • Schnupperaktivitäten betreuen

    5 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Durchgänge freihalten

    2 Personen

  • Letztes Programm ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Sportgeräte sammeln

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Aussteller im Nachgang benachrichtigen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 24
  • KlappstühleAnz. 80
  • StandwändeAnz. 24
  • Theke
  • KleiderständerAnz. 6
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 3
  • Kassabox
  • KartenterminalAnz. 2
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Sportmaterial

  • SportmattenAnz. 12
  • YogamattenAnz. 10
  • FußbälleAnz. 8
  • BasketbälleAnz. 6
  • VolleyballAnz. 4
  • HockeyschlägerAnz. 8
  • HockeybälleAnz. 12
  • SpringseileAnz. 12
  • KettlebellsAnz. 8
  • KurzhantelnAnz. 16
  • WiderstandsbänderAnz. 20
  • KegelAnz. 30
  • KoordinationsleiterAnz. 2
  • ReifenAnz. 12
  • StartnummernAnz. 100
  • StoppuhrenAnz. 4
  • MessbänderAnz. 4
  • HandtücherAnz. 30
  • WasserflaschenAnz. 30

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • TellerAnz. 200
  • BestecksetsAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • SportposterAnz. 20
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • StaubsaugerAnz. 2
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Ort und Datum möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Erst danach lassen sich Standplätze, Einladungen und das Messeprogramm zuverlässig abstimmen.
  • Lege den Messeplan mindestens 3 Wochen vor dem Termin fest. Plane für Demonstrationen freie Flächen ein und halte Wege, Absperrpfosten sowie Zugänge zu den Ständen frei.
  • Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor der Messe oder lege einen festen Nachmeldeschluss fest. Erfasse dabei Ernährungswünsche und übermittle die endgültigen Zahlen an das Catering.
  • Prüfe Technik und Stromversorgung spätestens am Vortag: Laptop, Tablets, Kartenterminal, Lautsprecher, Mikrofon, Ladestationen und Verlängerungskabel müssen einsatzbereit sein.
  • Teile Freiwillige in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und gib ihnen eine Kontaktliste. Lege Namensschilder, Beschilderung und Drucksachen am Vorabend gesammelt am Empfang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sportmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und der Kontaktaufnahme zu Sportanbietern. Für eine kleine Messe reichen oft 6 Wochen, wenn die Standbetreiber bereits bekannt sind.
Wann sollte der Standplan für eine Sportmesse fertig sein?
Der Standplan sollte spätestens 3 Wochen vor dem Termin stehen. Informiere danach jeden Standbetreiber über Platz, Aufbauzeit, benötigte Ausstattung und geplante Demonstrationen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Sportmesse?
Plane mindestens 1 Person für Empfang und Anmeldungen, 1 für Technik und Ablauf sowie zusätzliche Helfer für Aufbau und Abbau ein. Bei mehreren Demonstrationen sind 2 bis 3 Personen pro Programmpunkt sinnvoll.
Was muss am Tag vor der Sportmesse geprüft werden?
Kontrolliere am Vortag Möbel, Standwände, Sportmaterial, Beleuchtung und Stromkabel. Teste außerdem Kartenterminal, Lautsprecher und Mikrofon und lege Namensschilder, Beschilderung und Drucksachen bereit.

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