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Checklist pour organiser un salon du sport

Un salon du sport demande une coordination précise entre exposants, prestataires, démonstrations et visiteurs. Commence par confirmer la date et le lieu, puis construis le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les badges, la signalétique et les moyens de paiement sont souvent réglés trop tard. Cette checklist rassemble les 71 tâches et 59 fournitures du plan pour avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Contacter les prestataires sportifs

    2 personnes

  • Enregistrer les exposants

    2 personnes

  • Créer le plan du salon

    2 personnes

  • Attribuer les emplacements

    2 personnes

  • Enregistrer les réservations

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Ouvrir les inscriptions

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Distribuer les affiches promotionnelles

    3 personnes

  • Élaborer le programme du salon

    2 personnes

  • Informer les exposants

    2 personnes

  • Planifier les démonstrations

    2 personnes

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Créer une liste de contacts

  • Préparer la signalétique

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Confirmer le catering

  • Vérifier la liste des stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Rassembler les imprimés

    2 personnes

  • Vérifier le matériel sportif

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier le sol et les passages

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Installer les parois des stands

    4 personnes

  • Suspendre les numéros de stand

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    3 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Préparer les démonstrations sportives

    4 personnes

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Tester l’éclairage

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Faire monter les exposants

    4 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir les portes

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    4 personnes

  • Informer les visiteurs

    3 personnes

  • Annoncer le programme

  • Encadrer les démonstrations sportives

    4 personnes

  • Encadrer les activités de dégustation

    5 personnes

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Veiller à dégager les passages

    2 personnes

  • Annoncer le dernier numéro

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Faire démonter les stands

    4 personnes

  • Rassembler le matériel sportif

    3 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    6 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Vérifier le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Contacter les exposants après l’événement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 24
  • Chaises pliantesqté 80
  • Panneaux de standqté 24
  • Accueil
  • Portants à vêtementsqté 6
  • Poteaux de balisageqté 12

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Tablettesqté 3
  • Caisse
  • Terminal de paiementqté 2
  • Enceintes mobilesqté 2
  • Micro sans fil
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 10
  • Stations de rechargeqté 2

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Matériel de sport

  • Tapis de sportqté 12
  • Tapis de yogaqté 10
  • Ballons de footballqté 8
  • Ballons de basketqté 6
  • Volley-ballqté 4
  • Cannes de hockeyqté 8
  • Balles de hockeyqté 12
  • Cordes à sauterqté 12
  • Kettlebellsqté 8
  • Haltèresqté 16
  • Bandes de résistanceqté 20
  • Cônesqté 30
  • Échelle de vitesseqté 2
  • Cerceauxqté 12
  • Numéros de départqté 100
  • Chronomètresqté 4
  • Mètres rubansqté 4
  • Serviettesqté 30
  • Bouteilles d'eauqté 30

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Assiettesqté 200
  • Couvertsqté 200
  • Tasses à caféqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 6
  • Bouilloiresqté 3
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Affiches sportivesqté 20
  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Nappesqté 24

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Aspirateurqté 2
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque d’abord la date, le lieu et les prestataires sportifs, puis prévois un délai d’au moins 4 semaines pour enregistrer les exposants et attribuer leurs emplacements.
  • Dessine le plan du salon avant d’envoyer les invitations : réserve des zones distinctes pour l’accueil, les stands, les démonstrations et la circulation entre les tables pliantes et les panneaux.
  • Ouvre les inscriptions dès que le programme est suffisamment précis. Demande en même temps les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable de repas au traiteur au moins 7 jours avant le salon.
  • Teste 48 heures avant l’ouverture l’ordinateur portable, les tablettes, la caisse et le terminal de paiement. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, stations de recharge, enceintes mobiles et micro sans fil.
  • Prépare les badges, affiches, imprimés et panneaux de signalétique la veille. Répartis les bénévoles par créneau et donne à chacun une liste de contacts ainsi qu’un emplacement précis à surveiller.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du sport ?
Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, contacter les prestataires, inscrire les exposants et construire le plan du salon.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon du sport ?
Ouvre-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés. Garde ensuite 7 jours minimum pour traiter les inscriptions et ajuster l’accueil.
Quel matériel prévoir pour un salon du sport ?
Prévois le mobilier des stands, l’équipement d’accueil et de paiement, la sonorisation, les rallonges et le matériel adapté aux démonstrations. Pour les activités, vérifie notamment les tapis, ballons, cônes, cordes, kettlebells, haltères et bandes de résistance.
Quand préparer les badges et la signalétique ?
Prépare la signalétique et les badges la veille, après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Garde une réserve de badges vierges et imprime au moins 10 % de badges supplémentaires pour les changements de dernière minute.

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