Sponsorrommelmarkt organiseren: een praktische checklist
Een sponsorrommelmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en spullen verzamelen. Leg eerst datum, locatie, begroting en vergunningseisen vast; regel daarna sponsors, marktkramers, promotie en vrijwilligers. In de laatste weken werk je de plattegrond, standplaatsen, betaalprocedure en leveranciers af. Deze checklist bevat 73 taken en 55 benodigdheden, zodat je ziet wat je wanneer moet regelen en welke praktische zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
Sponsors benaderen
3 personen
Vergunningseisen controleren
Verzekering controleren
Marktkramers werven
3 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media inrichten
Promotietekst schrijven
Promotieposters ontwerpen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen indelen
2 personen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plattegrond maken
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Sponsorlogo's verzamelen
Banners en borden maken
2 personen
Kassaprocedure voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Marktkramers herinneren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Contant geld ophalen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Terrein controleren
2 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Sponsorbanners ophangen
2 personen
Route- en prijsborden plaatsen
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Verkooptafels inrichten
4 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Marktkramers ontvangen
3 personen
Standhouders instrueren
2 personen
Opening controleren
2 personen
Event
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Kassa beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Sponsorvermeldingen verzorgen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop afsluiten
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Marktkramers uitchecken
2 personen
Nazorg
Verlichting uitschakelen
2 personen
Verkoopwaar laten ophalen
3 personen
Tenten en kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Banners en borden verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Kasopbrengst afstorten
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Sponsorresultaten delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 24
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 6
- Transportkarrenaantal 2
Apparatuur
- Betaalterminalaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Handmegafoon
- Lichtsetsaantal 4
- Geldkistjesaantal 3
- Rekenmachinesaantal 3
- Prijzentellersaantal 6
- Portofoonsaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Theelepelsaantal 100
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Scharenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 4
- Voorraadbakkenaantal 12
- Koelzakkenaantal 4
Decoratie
- Sponsorbannersaantal 6
- Pijlbordenaantal 12
- Prijskaartjesaantal 300
- Tafelkledenaantal 18
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Krijtbordenaantal 8
- Krijtstiftenaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Tie-wrapsaantal 200
- Wasknijpersaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Stofblikkenaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Handspraysaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, begroting en vergunningseisen. Controleer ook meteen de verzekering, omdat een ontbrekende dekking je planning later kan blokkeren.
- Geef sponsors een duidelijke aanlevertermijn voor logo’s en promotiemateriaal, bijvoorbeeld 3 weken voor de markt. Dan kun je banners, borden en posters nog op tijd laten maken en verspreiden.
- Sluit de inschrijving van marktkramers minstens 2 weken vooraf en verwerk daarna de aanmeldingen in één plattegrond. Houd ruimte voor looppaden, partytenten, stroompunten en een logische plek voor de kassa.
- Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok een verantwoordelijke aan. Regel naast opbouw en opruimen ook iemand voor vragen, betalingen en het doorgeven van mededelingen met de handmegafoon.
- Test de betaalterminal, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk een week vooraf. Maak daarnaast een kassaprocedure en controleer hoeveel tafels, stoelen, kledingrekken, koelboxen en servies werkelijk beschikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorrommelmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. In die periode regel je de locatie, sponsors, vergunningseisen, marktkramers, promotie en vrijwilligers; de laatste 2 weken gebruik je voor de indeling en controles.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sponsorrommelmarkt?
- Reken op minimaal 1 coördinator per 10 tot 15 vrijwilligers en plan aparte mensen voor opbouw, kassa, informatie en opruimen. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodra het aantal kramers bekend is.
- Wanneer moet ik de marktkramers inschrijven?
- Open het aanmeldformulier ongeveer 6 weken vooraf en sluit de inschrijving 2 weken voor de markt. Zo houd je nog tijd over om standplaatsen toe te wijzen, reserveringen te bevestigen en een plattegrond te maken.
- Wanneer moet ik de sponsorlogo’s en posters regelen?
- Vraag sponsorlogo’s direct na bevestiging op en stel een deadline van 3 weken vooraf. Ontwerp en verspreid posters daarna zo snel mogelijk, zodat er nog minimaal 2 weken promotietijd overblijven.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!