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Benefiz-Flohmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefiz-Flohmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und gespendete Waren. Du musst früh klären, wo verkauft werden darf, welche Genehmigungen gelten und wie Einnahmen, Sponsoren und Helfer organisiert werden. Plane außerdem Standplätze, Werbung, Verpflegung und den Kassenvorgang so, dass am Veranstaltungstag niemand suchen muss. Diese Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zum Abbau durch 73 Aufgaben und nennt 55 Dinge, die vor Ort gebraucht werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Sponsorpakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    3 Personen

  • Genehmigungsanforderungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Markthändler anwerben

    3 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Soziale Medien einrichten

  • Werbetext schreiben

  • Werbeplakate gestalten

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Lieferanten bestätigen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Preisliste vorbereiten

    2 Personen

  • Sponsorlogos sammeln

  • Banner und Schilder machen

    2 Personen

  • Kassenvorgang vorbereiten

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Marktstände erinnern

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Bargeld abholen

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Stände und Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Strom und Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Sponsorbanner aufhängen

    2 Personen

  • Routen- und Preisschilder aufstellen

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Verkaufstische einrichten

    4 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Marktstandbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Aussteller einweisen

    2 Personen

  • Eröffnung kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen prüfen

    2 Personen

  • Kasse betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Sponsorenerwähnungen bereitstellen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Marktstandbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Waren abholen lassen

    3 Personen

  • Zelte und Stände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Banner und Schilder entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

    2 Personen

  • Bargeldeinnahmen einzahlen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Sponsorenergebnisse teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 24
  • StehtischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 6
  • TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

  • KartenterminalAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Handmegafon
  • LichtanlagenAnz. 4
  • GeldkassettenAnz. 3
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • PreiszählerAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 4
  • VorratsboxenAnz. 12
  • KühltaschenAnz. 4

Dekoration

  • SponsorenbannerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • PreisschilderAnz. 300
  • TischdeckenAnz. 18
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • KreidetafelnAnz. 8
  • KreidestifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 200
  • WäscheklammernAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • BlechdosenAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandspraysAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort zuerst fest und prüfe danach sofort Genehmigungen und Versicherung. Rechne für Rückfragen der Behörden mit mindestens zwei bis vier Wochen Vorlauf.
  • Sponsoren und Markthändler solltest du nicht erst kurz vor dem Flohmarkt ansprechen. Starte etwa sechs bis acht Wochen vorher und gib für Anmeldungen ein klares Enddatum vor.
  • Teile die Standplätze erst ein, wenn die Anmeldungen weitgehend vorliegen. Erstelle anschließend einen Lageplan und beschrifte die Plätze, damit Händler am Aufbau-Tag nicht einzeln eingewiesen werden müssen.
  • Plane pro Helferschicht mindestens zwei Personen für Kasse und Einlass ein. Teste das Kartenterminal am Vortag und halte zusätzlich Wechselgeld, Preislisten und einen klaren Kassenablauf bereit.
  • Bestätige Lieferanten und Mietmaterial spätestens eine Woche vorher. Prüfe besonders Partyzelte, Marktstände, Tische, Verlängerungskabel, Kühlboxen sowie Kaffeemaschinen und Thermoskannen, weil Ersatz am Veranstaltungstag schwer zu beschaffen ist.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Benefiz-Flohmarkt anmelden?
Beginne sechs bis acht Wochen vor dem Termin mit der Planung und prüfe Genehmigungen sofort nach der Ortswahl. Je nach Gemeinde solltest du Anträge spätestens zwei bis vier Wochen vorher einreichen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefiz-Flohmarkt?
Plane mindestens zwei Personen für Kasse und Einlass pro Schicht sowie zusätzliche Helfer für Aufbau, Standbetreuung und Abbau ein. Bei mehreren Marktständen sind drei bis vier Helfer für den Aufbau meist ein sinnvoller Ausgangspunkt.
Was braucht man für einen Benefiz-Flohmarkt?
Neben Marktständen, Tischen und Stühlen brauchst du unter anderem ein Kartenterminal, Verlängerungskabel, Schilder, Preislisten und Material für die Kasse. Für Getränke und Verpflegung gehören außerdem Gläser, Teller, Besteck, Kühlboxen, Kaffeemaschinen und Thermoskannen auf die Vorbereitungsliste.
Wann sollte man Werbung für einen Benefiz-Flohmarkt machen?
Beginne die Werbung etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin mit einem klaren Werbetext und ersten Plakaten. Verteile Poster spätestens zwei bis drei Wochen vorher und erinnere kurz vor dem Flohmarkt noch einmal über soziale Medien.

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