Zo organiseer je een sponsorloop zonder losse eindjes

Begin een sponsorloop niet met de inschrijving, maar met de route, start- en finishlocatie en de benodigde meldingen. Daarna leg je vast hoeveel deelnemers en vrijwilligers je aankunt, welke sponsorpakketten je aanbiedt en hoe je geld registreert. In de laatste weken draait alles om veiligheid, startgroepen, routepijlen, EHBO en een duidelijke briefing. Zo voorkom je dat verkeersbegeleiders, medaillelinten of water pas op de ochtend zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Hardlooproute uitzetten
3 personen
3
Vergunning en meldingen regelen
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Verzekering controleren
6
Sponsorpakketten opstellen
2 personen
7
Sponsoren benaderen
3 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Scholen en verenigingen informeren
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Sponsorgelden registreren
2 personen
15
EHBO-vrijwilligers vastleggen
16
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
17
Startgroepen indelen
2 personen
18
Route en veiligheidsplan maken
3 personen
19
Programma en briefing schrijven
2 personen
20
Startnummers ontwerpen
21
Routekaarten afdrukken
22
Sponsorborden voorbereiden
2 personen
23
Medaillelinten controleren
24
Reserveringen bevestigen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Materialen ophalen
3 personen
28
Deelnemerslijst afdrukken
29
Startpakketten samenstellen
4 personen
30
Koelboxen vullen
2 personen
31
Terrein en route controleren
3 personen
32
Startboog opbouwen
3 personen
33
Tenten opbouwen
4 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Routepijlen plaatsen
4 personen
36
Afzettingen plaatsen
4 personen
37
Sponsorborden ophangen
3 personen
38
Inschrijftafel inrichten
2 personen
39
Waterpunten klaarzetten
3 personen
40
EHBO-tafel inrichten
2 personen
41
Cateringtafel inrichten
3 personen
42
Vrijwilligers briefen
4 personen

Event

43
Inschrijvingen openen
4 personen
44
Startnummers uitdelen
3 personen
45
Late deelnemers registreren
2 personen
46
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
47
Openingswoord verzorgen
48
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
49
Sponsorloop starten
3 personen
50
Verkeersposten bemannen
10 personen
51
Deelnemers bij de finish tellen
3 personen
52
Water uitdelen
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Fruit en snacks serveren
3 personen
55
Medaille-uitgifte verzorgen
3 personen
56
Sponsoren ontvangen
2 personen
57
Foto's bij de finish maken
58
Publiek informeren
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Catering blijven aanvullen
3 personen
61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
62
Bedankwoord uitspreken
63
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Routepijlen verwijderen
4 personen
65
Afzettingen verwijderen
4 personen
66
Tenten en startboog afbreken
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Overgebleven eten verpakken
2 personen
69
Servies en materialen afwassen
3 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Sponsoren bedankbericht sturen
2 personen
75
Opbrengst verwerken
2 personen
76
Foto's met deelnemers delen
77
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Sportmateriaal

Startboog
Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Medaillelintenaantal 200
Deelnemersmedaillesaantal 200
Stopwatchesaantal 4
Stappentellersaantal 4
Waterjerrycansaantal 8
Drinkbekersaantal 500
Koelboxenaantal 8
Routepijlenaantal 40
Pionnenaantal 30
Afzethekkenaantal 20
Lint voor afzettingaantal 6
Vlaggenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 10
Nitril handschoenenaantal 4
Handgel dispensersaantal 6

Registratie

Inschrijftafelkledenaantal 2
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Naamstickersaantal 250
Enveloppenaantal 250
Contantgeldkistje
Betaalbord

Communicatie

Portofoonsaantal 12
Megafoon
Programmabordenaantal 6
Routekaartenaantal 250
Sponsorbordenaantal 20
Pijlers voor bordenaantal 20
Plakbandaantal 12
Tie-wrapsaantal 200

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilsetsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballongewichtenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Prijstrofeeënaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en controleer daarna pas vergunningen, meldingen en verkeersbegeleiding. Plan minstens 6 tot 8 weken voor de loop om de route en start- en finishlocatie rond te krijgen.
Maak sponsorpakketten met een duidelijke deadline voor logo’s en bijdragen. Sluit de registratie van sponsorgelden uiterlijk 3 dagen voor de sponsorloop af, zodat ontbrekende betalingen niet bij de finish voor verrassingen zorgen.
Werk met startgroepen in plaats van één grote start. Houd per groep een overzicht bij van deelnemers, startnummers en dieetwensen; dat maakt de inschrijving en uitgifte van medailles sneller.
Loop de route 1 week vooraf met het veiligheidsplan erbij. Controleer dan de plaats van routepijlen, pionnen, afzethekken, waterpunten en EHBO, en deel verkeersbegeleiders en reflecterende hesjes definitief in.
Plan een korte briefing voor alle vrijwilligers op de dag zelf, vóór de eerste deelnemers arriveren. Leg daarin de route, starttijden, noodprocedure, registratie en finishafhandeling uit; leg routekaarten en startnummers per post klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, route en vergunningen of meldingen. Reserveer in dezelfde eerste 2 weken ook de start- en finishlocatie en leg de verzekering vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?: Reken naast de organisatie op minimaal 1 verkeersbegeleider per onoverzichtelijk kruispunt of routepunt, plus aparte mensen voor registratie, EHBO en finish. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf, wanneer het deelnemersaantal bekend is.
Hoeveel drinken heb je nodig bij een sponsorloop?: Plan per deelnemer minimaal 0,5 liter water voor de route en extra water voor vrijwilligers en finish. Zet waterjerrycans en drinkbekers ten minste 2 uur voor de start klaar, met koelboxen voor wat gekoeld moet blijven.
Wanneer regel je startnummers en medailles voor een sponsorloop?: Controleer de aantallen uiterlijk 1 week vooraf en houd daarna een kleine reserve apart voor beschadigde of verkeerd geregistreerde nummers. Leg startnummers, veiligheidsspelden, medaillelinten en deelnemersmedailles per uitgiftepunt klaar voordat de registratie opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.