Organiser une course caritative, étape par étape

Une course caritative se prépare d’abord comme un projet de sécurité et de circulation, puis comme un événement sportif. Commence par fixer la date, le lieu de départ et d’arrivée, puis trace un parcours réaliste avant de lancer les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, les premiers secours et les bénévoles doivent être confirmés assez tôt. Ensuite, structure les sponsors, les groupes de départ, le ravitaillement et le briefing pour que chaque participant sache où aller et quoi faire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Tracer le parcours de course
3 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Vérifier l’assurance
6
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
7
Contacter les sponsors
3 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Informer les écoles et les associations
2 personnes
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
15
Réserver les bénévoles de premiers secours
16
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
17
Répartir les groupes de départ
2 personnes
18
Établir l’itinéraire et le plan de sécurité
3 personnes
19
Rédiger le programme et le briefing
2 personnes
20
Concevoir les dossards
21
Imprimer les cartes d'itinéraire
22
Préparer les panneaux des sponsors
2 personnes
23
Vérifier les rubans des médailles
24
Confirmer les réservations
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Récupérer le matériel
3 personnes
28
Imprimer la liste des participants
29
Composer les kits de démarrage
4 personnes
30
Remplir les glacières
2 personnes
31
Vérifier le terrain et l’itinéraire
3 personnes
32
Monter l’arche de départ
3 personnes
33
Monter les tentes
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
36
Installer les barrières
4 personnes
37
Accrocher les panneaux des sponsors
3 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
39
Installer les points d'eau
3 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Installer la table traiteur
3 personnes
42
Briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

43
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
44
Distribuer les dossards
3 personnes
45
Enregistrer les participants en retard
2 personnes
46
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
49
Don de solidarité de départ
3 personnes
50
Tenir les postes de circulation
10 personnes
51
Compter les participants à l’arrivée
3 personnes
52
Distribuer de l'eau
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
55
Gérer la remise des médailles
3 personnes
56
Accueillir les sponsors
2 personnes
57
Prendre des photos à l’arrivée
58
Informer le public
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Réapprovisionner le service traiteur
3 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Prononcer le discours de remerciement
63
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

64
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
65
Retirer les barrières
4 personnes
66
Démonter les tentes et l’arche de départ
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Emballer les restes
2 personnes
69
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement aux sponsors
2 personnes
75
Traiter les recettes
2 personnes
76
Partager les photos avec les participants
77
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10

Matériel de sport

Arche de départ
Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Rubans de médailleqté 200
Médailles des participantsqté 200
Chronomètresqté 4
Podomètresqté 4
Bidons d'eauqté 8
Gobeletsqté 500
Glacièresqté 8
Flèches de directionqté 40
Cônesqté 30
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Drapeauxqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 10
Gants en nitrileqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Inscription

Nappes pour table d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 250
Enveloppesqté 250
Caisse à espèces
Panneau de paiement

Communication

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphone
Panneaux du programmeqté 6
Cartes d'itinéraireqté 250
Panneaux de sponsorqté 20
Supports pour panneauxqté 20
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250

Décoration

Ballonsqté 200
Poids pour ballonsqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Trophéesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : vérifie sa longueur, les traversées de route et les points où il faudra des cônes, des flèches, des barrières ou du ruban de balisage. Prévois aussi un itinéraire et un plan de sécurité écrits.
Lance les démarches administratives dès que la date et le parcours sont définis. Garde une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour les autorisations, les déclarations et la vérification de l’assurance, car ces éléments peuvent conditionner toute la course.
Ne recrute pas seulement des personnes pour l’accueil : répartis les bénévoles entre inscription, régulation de la circulation, parcours, ravitaillement et arrivée. Confirme les premiers secours et attribue à chaque bénévole un point précis avant le briefing.
Ferme les inscriptions avec une date limite claire et demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription. Prépare ensuite les dossards, les épingles, les listes de participants et les groupes de départ afin d’éviter une file unique le matin de la course.
Prépare le matériel de course et de sécurité par zone, au lieu de tout déposer au départ. Compte notamment les bidons d’eau, les gobelets, les glacières, les trousses de premiers secours, les gilets réfléchissants et les couvertures de survie, puis confirme chaque réservation la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour une petite course, et davantage si le parcours nécessite plusieurs autorisations. Les sponsors, les bénévoles, l’assurance et les premiers secours doivent être confirmés avant l’ouverture ou la clôture des inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvre généralement les inscriptions 4 à 6 semaines avant la course, une fois le parcours, le lieu et les principales mesures de sécurité validés. Fixe une date de clôture 5 à 7 jours avant l’événement pour préparer les dossards et les groupes de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours et des intersections, mais prévois au moins un bénévole par point de circulation ou zone sensible, en plus de l’équipe d’inscription, du ravitaillement et de l’arrivée. Ajoute une réserve de 10 à 15 % pour les absences de dernière minute.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une course caritative ?: Prépare un itinéraire annoté, des régulateurs de circulation, des gilets réfléchissants, des trousses de premiers secours et des couvertures de survie. Organise un briefing obligatoire 30 à 45 minutes avant le départ et vérifie le matériel la veille.

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