Sponsorloop organiseren: een praktische checklist

Een sponsorloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en deelnemers. Je regelt vooraf toestemming, sponsoring, inschrijvingen, verkeersbegeleiding en EHBO. Plan de start- en finishlocatie op tijd en leg vast wie onderweg toezicht houdt. In de laatste week controleer je startnummers, medaillelinten, routepijlen, drinkwater en de reserveringen. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar een overzichtelijke wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Hardlooproute uitzetten
3 personen
Vergunning en meldingen regelen
Start- en finishlocatie reserveren
Verzekering controleren
Sponsorpakketten opstellen
2 personen
Sponsoren benaderen
3 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Scholen en verenigingen informeren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sponsorgelden registreren
2 personen
EHBO-vrijwilligers vastleggen
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Route en veiligheidsplan maken
3 personen
Programma en briefing schrijven
2 personen
Startnummers ontwerpen
Routekaarten afdrukken
Sponsorborden voorbereiden
2 personen
Medaillelinten controleren
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Startpakketten samenstellen
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein en route controleren
3 personen
Startboog opbouwen
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Sponsorborden ophangen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Waterpunten klaarzetten
3 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Vrijwilligers briefen
4 personen

Event

Inschrijvingen openen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Late deelnemers registreren
2 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
Openingswoord verzorgen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Sponsorloop starten
3 personen
Verkeersposten bemannen
10 personen
Deelnemers bij de finish tellen
3 personen
Water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Medaille-uitgifte verzorgen
3 personen
Sponsoren ontvangen
2 personen
Foto's bij de finish maken
Publiek informeren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Catering blijven aanvullen
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Afzettingen verwijderen
4 personen
Tenten en startboog afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Sponsoren bedankbericht sturen
2 personen
Opbrengst verwerken
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Sportmateriaal

Startboog
Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Medaillelintenaantal 200
Deelnemersmedaillesaantal 200
Stopwatchesaantal 4
Stappentellersaantal 4
Waterjerrycansaantal 8
Drinkbekersaantal 500
Koelboxenaantal 8
Routepijlenaantal 40
Pionnenaantal 30
Afzethekkenaantal 20
Lint voor afzettingaantal 6
Vlaggenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 10
Nitril handschoenenaantal 4
Handgel dispensersaantal 6

Registratie

Inschrijftafelkledenaantal 2
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Naamstickersaantal 250
Enveloppenaantal 250
Contantgeldkistje
Betaalbord

Communicatie

Portofoonsaantal 12
Megafoon
Programmabordenaantal 6
Routekaartenaantal 250
Sponsorbordenaantal 20
Pijlers voor bordenaantal 20
Plakbandaantal 12
Tie-wrapsaantal 200

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilsetsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballongewichtenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Prijstrofeeënaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, start- en finishlocatie en route eerst vast. Regel vergunningen en eventuele meldingen zodra de route bekend is; controleer ook of de verzekering de sponsorloop dekt.
Maak sponsorpakketten en benader sponsoren ruim vóór je het aanmeldformulier publiceert. Houd sponsorgelden per deelnemer of team bij, zodat ontbrekende betalingen niet pas na de finish opvallen.
Wijs vrijwilligers toe aan concrete posten: inschrijving, startgroepen, routepunten, verkeer, water en EHBO. Plan per routepunt een vervanger en geef iedereen vooraf een korte briefing met het veiligheidsplan.
Zet de route op meerdere manieren uit: routepijlen, pionnen, afzetlint en waar nodig afzethekken. Controleer de volledige route uiterlijk de dag ervoor en zorg dat begeleiders reflecterende hesjes en zaklampen hebben als het zicht beperkt is.
Maak een laatste controle 24 tot 48 uur voor de start. Tel startnummers, veiligheidsspelden, medailles en medaillelinten, vul waterjerrycans en koelboxen en leg klemborden, balpennen en markeerstiften bij de inschrijftafel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de geplande datum. Dan is er tijd voor locatie, vergunningen, sponsoren, inschrijvingen en het werven van vrijwilligers. Controleer reserveringen en de route uiterlijk 48 uur vooraf.
Heb je een vergunning nodig voor een sponsorloop?: Dat hangt af van de gemeente, route en verwachte omvang. Neem minimaal 8 weken van tevoren contact op met de gemeente en vraag of een vergunning of melding nodig is. Doe dit voordat je de route definitief communiceert.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?: Reken naast de organisatie op minimaal één vrijwilliger per routepunt, aparte verkeersbegeleiders, twee mensen voor inschrijving en ten minste twee EHBO-vrijwilligers. Bij meerdere startgroepen heb je extra begeleiding nodig bij de start en finish.
Hoeveel water heb je nodig bij een sponsorloop?: Plan per deelnemer minimaal 0,25 liter drinkwater voor de finish en extra voorraad voor warm weer. Vul waterjerrycans vooraf en zet bekers klaar; houd minstens 10 procent reserve achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.