Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Spendenlauf braucht mehr als eine Strecke und ein Anmeldeformular. Du musst Genehmigungen, Start- und Zielbereich, Sponsoring, Helfer, Sicherheit und die Ausgabe vor Ort aufeinander abstimmen. Plane die wichtigsten Entscheidungen mehrere Wochen vor dem Lauf und lege spätestens in der letzten Woche Teilnehmerlisten, Startgruppen und Material bereit. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Laufstrecke festlegen
3 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Start- und Zielort reservieren
Versicherung prüfen
Sponsoringpakete zusammenstellen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Schulen und Vereine informieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sponsorengelder registrieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Freiwillige einplanen
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Route und Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
Programm und Briefing schreiben
2 Personen
Startnummern entwerfen
Routenpläne drucken
Sponsorschilder vorbereiten
2 Personen
Medaillenbänder prüfen
Reservierungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Gelände und Strecke prüfen
3 Personen
Startbogen aufbauen
3 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Absperrungen aufstellen
4 Personen
Sponsorenschilder aufhängen
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Wasserstellen bereitstellen
3 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Freiwillige einweisen
4 Personen
Event
Anmeldungen öffnen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Spätankömmlinge registrieren
2 Personen
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
Sponsorenlauf starten
3 Personen
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
Teilnehmer im Ziel zählen
3 Personen
Wasser verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks servieren
3 Personen
Medaillenausgabe organisieren
3 Personen
Sponsoren empfangen
2 Personen
Fotos im Ziel machen
Publikum informieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Catering laufend auffüllen
3 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Dankesrede halten
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Wegweiser entfernen
4 Personen
Absperrungen entfernen
4 Personen
Zelte und Startbogen abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht an Sponsoren senden
2 Personen
Einnahmen abrechnen
2 Personen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
Sportmaterial
- Startbogen
- StartnummernAnz. 250
- SicherheitsnadelnAnz. 500
- MedaillenbänderAnz. 200
- TeilnehmermedaillenAnz. 200
- StoppuhrenAnz. 4
- SchrittzählerAnz. 4
- WasserkanisterAnz. 8
- TrinkbecherAnz. 500
- KühlboxenAnz. 8
- WegweiserAnz. 40
- KegelAnz. 30
- AbsperrgitterAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 6
- FahnenAnz. 20
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- RettungsdeckenAnz. 10
- WarnwestenAnz. 20
- TaschenlampenAnz. 10
- NitrilhandschuheAnz. 4
- Handgel-DispenserAnz. 6
Registrierung
- AnmeldetischdeckenAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 10
- KugelschreiberAnz. 30
- MarkerAnz. 12
- NamensaufkleberAnz. 250
- UmschlägeAnz. 250
- Kassette für Bargeld
- Zahlungsschild
Kommunikation
- FunkgeräteAnz. 12
- Megafon
- ProgrammschilderAnz. 6
- RoutenpläneAnz. 250
- SponsorenschilderAnz. 20
- Ständer für SchilderAnz. 20
- KlebebandAnz. 12
- KabelbinderAnz. 200
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- BesenAnz. 4
- WischsetsAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- TellerAnz. 250
- BestecksetsAnz. 250
Dekoration
- BallonsAnz. 200
- BallongewichteAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 10
- PreistrophäenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Strecke, Start- und Zielort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Zufahrten, Engstellen und Stellen, an denen Absperrgitter oder Verkehrshelfer nötig sind.
- Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung, bevor du Einladungen verschickst. Für eine öffentliche Laufstrecke solltest du mindestens 6 Wochen Bearbeitungszeit einplanen.
- Ordne Helfer konkreten Positionen zu: Anmeldung, Erste Hilfe, Verkehrslenkung und Startgruppen brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Plane pro Einsatzbereich mindestens eine Ersatzperson ein.
- Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Lauf, damit du Startnummern, Medaillen, Ernährungswünsche und Sponsorengelder prüfen kannst. Teile die Teilnehmer danach in überschaubare Startgruppen ein.
- Packe das Material nach Einsatzort statt nach Einkaufskategorie: Anmeldung, Strecke, Startbereich und Erste Hilfe jeweils separat. Lege Wasser, Becher und Kühlboxen spätestens am Vorabend an den vorgesehenen Stellen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Spendenlauf anmelden?
- Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit der Organisation. Genehmigungen und Meldungen für Strecke und Verkehr solltest du mindestens 6 Wochen vor dem Termin einreichen, da Rückfragen zusätzliche Zeit kosten können.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Spendenlauf?
- Für einen kleinen Spendenlauf solltest du mindestens 1 Person für die Anmeldung, 1 für Erste Hilfe, 1 für die Startgruppen und je nach Strecke mehrere Verkehrshelfer einplanen. Zähle zusätzlich mindestens 1 Ersatzperson pro Bereich ein.
- Wann sollte die Anmeldung für den Spendenlauf schließen?
- Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Lauf. So bleibt Zeit, Startnummern zuzuordnen, Ernährungswünsche zu erfassen, Medaillen zu prüfen und die Startgruppen einzuteilen.
- Wie viel Wasser braucht man bei einem Spendenlauf?
- Plane für jede teilnehmende Person mindestens 0,5 Liter Wasser ein und stelle an Start, Ziel und längeren Streckenabschnitten Trinkstellen bereit. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Reservewasser in Kanistern vorhalten.
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