LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde sponsorfietstocht

Bij een sponsorfietstocht moeten route, veiligheid en sponsoradministratie tegelijk kloppen. Leg eerst datum, route, start- en finishlocatie en het sponsordoel vast; daarna volgen inschrijvingen, startgroepen en vrijwilligers. Verken de route volledig en markeer gevarenzones voordat je routekaarten en routepijlen regelt. Op de dag zelf heb je niet alleen deelnemersbegeleiding nodig, maar ook EHBO, fietspechhulp, portofoons en een duidelijke registratie van sponsorbijdragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Start- en finishlocatie bevestigen

    2 personen

  • Sponsordoel bepalen

    2 personen

  • Inschrijfformulier publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Sponsorinformatie verspreiden

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Startgroepen indelen

    2 personen

  • Route volledig verkennen

    3 personen

  • Gevarenzones markeren

    2 personen

  • Rustpunten vastleggen

    2 personen

  • Routebeschrijving maken

    2 personen

  • Routekaarten afdrukken

  • Deelnemerslijst controleren

    2 personen

  • Sponsorbijdragen registreren

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Verkeersposten toewijzen

    2 personen

  • EHBO-bezetting indelen

    2 personen

  • Fietspechhulp indelen

    2 personen

  • Boodschappen bestellen

    2 personen

  • Fietsen en materialen controleren

    3 personen

  • Pechmateriaal aanvullen

    2 personen

  • Startnummers sorteren

    2 personen

  • Polsbandjes en bonnetjes sorteren

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    3 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Startlocatie uitzetten

    3 personen

  • Finishlocatie uitzetten

    3 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    3 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • Cateringtafel inrichten

    3 personen

  • Banners en sponsorborden plaatsen

    3 personen

  • Routepijlen plaatsen

    4 personen

  • Rustpunt bevoorraden

    3 personen

  • EHBO-materiaal klaarzetten

    2 personen

  • Pechposten positioneren

    3 personen

  • Geluid en microfoon testen

    2 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Donatieformulieren innemen

    2 personen

  • Fietsveiligheid controleren

    3 personen

  • Welkomstbriefing geven

    2 personen

  • Startgroepen begeleiden

    4 personen

  • Verkeersposten bemannen

    6 personen

  • Route en rustpunt bewaken

    3 personen

  • Fietspech verhelpen

    2 personen

  • Deelnemers bij rustpunt helpen

    3 personen

  • Water en fruit uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Finishendeelnemers registreren

    3 personen

  • Medaille of herinnering uitdelen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Donatieopbrengst verwerken

    2 personen

  • Sponsoren bedanken

  • Prijsuitreiking begeleiden

    3 personen

  • Laatste deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    4 personen

  • Verkeersposten afbouwen

    6 personen

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • Materialen sorteren

    3 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven eten opslaan

    2 personen

  • Sponsorbedankingen versturen

    2 personen

  • Opbrengst aan doel overmaken

  • Foto's en uitslagen delen

    2 personen

  • Deelnemers bedanken

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 40
  • Barkrukkenaantal 4
  • Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

  • Fietsenaantal 2
  • Fietspompenaantal 4
  • Reparatiestandaardsaantal 2
  • Binnenbandenaantal 12
  • Buitenbandenaantal 4
  • Fietsreparatiesetsaantal 4
  • Fietspettenaantal 70
  • Reflectiehesjesaantal 20
  • Startnummersaantal 80
  • Medaillesaantal 80
  • Routepijlenaantal 80
  • Pionnenaantal 30
  • Afzetlintaantal 6
  • Verkeersvestenaantal 12
  • Fietsslotenaantal 6

Apparatuur

  • Portofoonsaantal 10
  • Luidsprekersaantal 2
  • Microfoon
  • Verlengkabelsaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Powerbanksaantal 6
  • Telefoonsaantal 4
  • Laptopsaantal 2
  • Printers
  • Verlichtingaantal 8

Servies

  • Glazenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 100
  • Messenaantal 80
  • Vorkenaantal 80
  • Lepelsaantal 80
  • Schenkkannenaantal 6
  • Serveerbladenaantal 8

Keuken

  • Koelboxenaantal 8
  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Tangenaantal 6
  • Maatbekersaantal 2
  • Krattenaantal 12

Decoratie

  • Sponsorbannersaantal 10
  • Startboog
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Tafelkledenaantal 8
  • Naambordjesaantal 20

Schoonmaak

  • Emmersaantal 4
  • Sponzenaantal 8
  • Afwasborstelsaantal 4
  • Handdoekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de routeverkenning uiterlijk 2 tot 3 weken voor de tocht. Noteer kruisingen, gevaarlijke stukken en rustpunten en bepaal daarna pas waar pionnen, afzetlint en routepijlen komen.
  • Maak de startgroepen enkele dagen vooraf en controleer de deelnemerslijst opnieuw op de ochtend zelf. Sorteer startnummers, polsbandjes en bonnetjes per groep, zodat de inschrijving niet ophoudt bij één tafel.
  • Wijs voor elk rustpunt en elke verkeerspost een vaste vrijwilliger aan en geef die een telefoon of portofoon. Reserveer daarnaast afzonderlijk bezetting voor EHBO en fietspechhulp; één vrijwilliger kan niet tegelijk op twee plekken staan.
  • Controleer fietsen, pompen en reparatiemateriaal minimaal 48 uur vooraf. Leg extra binnenbanden, buitenbanden en reparatiesets klaar en test ook verlichting, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks.
  • Registreer sponsorbijdragen niet pas na de finish. Houd tijdens de inschrijving of bij de start bij welke deelnemer of sponsor betaald heeft en plan na afloop dezelfde dag een controle van de totalen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorfietstocht organiseren?
Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, start- en finishlocatie en het sponsordoel. Plan de routeverkenning uiterlijk 2 tot 3 weken voor de tocht en leg vrijwilligers en verkeersposten daarna definitief vast.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sponsorfietstocht?
Tel minimaal één vrijwilliger per verkeerspost, rustpunt en inschrijftafel, plus aparte bezetting voor EHBO en fietspechhulp. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en wijs voor elke taak een vervanger aan.
Wanneer moet ik de route van een sponsorfietstocht controleren?
Verken de volledige route 2 tot 3 weken vooraf en controleer haar nogmaals in de laatste week. Kijk daarbij opnieuw naar wegwerkzaamheden, gevarenzones, rustpunten en de zichtbaarheid van routepijlen.
Wat moet ik regelen voor fietspech tijdens een sponsorfietstocht?
Zorg per reparatiepunt voor een fietspomp, reparatieset en reserve binnenbanden; neem ook buitenbanden mee als de route lang of afgelegen is. Controleer de voorraad minstens 48 uur vooraf en wijs een vaste pechhulpvrijwilliger aan.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!