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Sponsor-Radtour organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Eine Sponsor-Radtour steht und fällt mit einer geprüften Strecke, klaren Startgruppen und verlässlichen Helfern. Lege zuerst Datum, Route, Start- und Zielort sowie das Spendenziel fest; danach folgen Anmeldung, Sponsorinfos und Teilnehmerplanung. In der letzten Woche zählen Sicherheitsdetails: Gefahrenstellen markieren, Verkehrsposten und Erste Hilfe einteilen, Pannenhilfe vorbereiten und Material kontrollieren. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung, ohne die einzelnen Aufgaben und Ausrüstungslisten zu ersetzen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort bestätigen

    2 Personen

  • Sponsorziel festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsorinformationen verbreiten

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startgruppen einteilen

    2 Personen

  • Strecke vollständig erkunden

    3 Personen

  • Gefahrenzonen markieren

    2 Personen

  • Ruhepunkte festlegen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung erstellen

    2 Personen

  • Routenpläne drucken

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Sponsorbeiträge registrieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Verkehrsposten zuweisen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Besetzung einteilen

    2 Personen

  • Pannenhilfe für Fahrräder einteilen

    2 Personen

  • Einkäufe bestellen

    2 Personen

  • Fahrräder und Materialien kontrollieren

    3 Personen

  • Pannenausrüstung auffüllen

    2 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Armbänder und Bons sortieren

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Startort markieren

    3 Personen

  • Zielbereich markieren

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Banner und Sponsoren-Boards aufstellen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Rastpunkt bevorraten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

    2 Personen

  • Trostränge positionieren

    3 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Spendenformulare einsammeln

    2 Personen

  • Fahrradsicherheit überprüfen

    3 Personen

  • Begrüffungsbriefing geben

    2 Personen

  • Startgruppen begleiten

    4 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    6 Personen

  • Route und Rastpunkt überwachen

    3 Personen

  • Fahrradpanne beheben

    2 Personen

  • Teilnehmer am Ruhepunkt unterstützen

    3 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Finalteilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Medaille oder Erinnerung überreichen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Spendenerlös abrechnen

    2 Personen

  • Sponsoren danken

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Verkehrsposten abbauen

    6 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Sponsorendankesbriefe versenden

    2 Personen

  • Erlös an den Zweck überweisen

  • Fotos und Ergebnisse teilen

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

  • FahrräderAnz. 2
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • ReparaturständerAnz. 2
  • SchläucheAnz. 12
  • AußenreifenAnz. 4
  • FahrradreparatursetsAnz. 4
  • FahrradmützenAnz. 70
  • WarnwestenAnz. 20
  • StartnummernAnz. 80
  • MedaillenAnz. 80
  • WegweiserAnz. 80
  • KegelAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 6
  • VerkehrswestenAnz. 12
  • FahrradschlösserAnz. 6

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 10
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 6
  • TelefoneAnz. 4
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • BeleuchtungAnz. 8

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • MesserAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • KistenAnz. 12

Dekoration

  • SponsorenbannerAnz. 10
  • Startbogen
  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 20

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 8
  • SpülbürstenAnz. 4
  • HandtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erkunde die Strecke vollständig und prüfe sie nicht nur auf Kilometer, sondern auch auf Gefahrenzonen, Ruhepunkte und Stellen für Wegweiser. Drucke die Routenpläne spätestens einige Tage vor dem Start, damit Änderungen noch eingearbeitet werden können.
  • Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und schließe die Teilnehmerliste vor der Einteilung der Startgruppen. So vermeidest du, dass Startnummern, Armbänder und Bons am Veranstaltungstag neu sortiert werden müssen.
  • Plane für jeden kritischen Streckenabschnitt eine konkrete Zuständigkeit: Verkehrsposten, Erste-Hilfe-Besetzung und Pannenhilfe sollten Namen, Standort und Kommunikationsweg kennen. Funkgeräte und Telefone vor dem Start vollständig laden und testen.
  • Kontrolliere Fahrräder und Pannenausrüstung mindestens einmal vor der Ausgabe und fülle fehlende Schläuche, Außenreifen und Reparaturmaterial nach. Eine Pumpe allein reicht nicht, wenn kein Reparaturständer oder passendes Werkzeug verfügbar ist.
  • Bestelle Zelte, Tische, Stühle, Abfallbehälter und Technik früh genug für Auf- und Abbau. Prüfe am Vortag Lautsprecher, Mikrofon, Beleuchtung, Verlängerungskabel, Drucker und Powerbanks gemeinsam an einem Ort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sponsor-Radtour planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Route, Start- und Zielort sowie dem Sponsorziel. Anmeldung, Sponsorinformationen und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vorher laufen.
Wann muss die Route einer Sponsor-Radtour feststehen?
Die Route sollte mindestens 6 Wochen vor dem Start festgelegt und vollständig erkundet sein. Gefahrenzonen, Ruhepunkte und mögliche Änderungen lassen sich dann noch mit Helfern und Teilnehmern abstimmen.
Wie viele Helfer braucht eine Sponsor-Radtour?
Das hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane für jeden wichtigen Verkehrspunkt mindestens eine eingeteilte Person sowie eigene Besetzungen für Erste Hilfe und Pannenhilfe ein. Die vollständige Helferliste sollte 7 bis 10 Tage vor dem Start stehen.
Wann soll man Fahrräder und Pannenausrüstung kontrollieren?
Führe eine erste Materialkontrolle etwa 2 Wochen vorher durch und eine zweite Prüfung am Vortag. Kontrolliere dabei Fahrräder, Pumpen, Reparatursets, Schläuche, Außenreifen und Fahrradschlösser auf Vollständigkeit und Funktion.

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