Zo organiseer je een sponsordag zonder last-minute gedoe

Een sponsordag organiseren begint niet bij de catering, maar bij je sponsorenlijst en het doel van de dag. Werk daarna in deze volgorde: uitnodigen, aanmeldingen vastleggen, programma en sprekers bevestigen, en pas daarna de aantallen voor catering en inrichting doorgeven. Plan een vaste controlemomenten in, want dieetwensen, presentaties en route-informatie komen vaak te laat binnen. Op de dag zelf draait alles om een korte technische test, een duidelijke registratie en een locatie die ruim voor de eerste gast open is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sponsorenlijst samenstellen
2 personen
2
Uitnodigingstekst schrijven
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen registreren
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma opstellen
2 personen
8
Sprekers bevestigen
9
Presentaties verzamelen
10
Catering reserveren
11
Meubilair reserveren
12
Techniek testen
2 personen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Programma's printen
15
Routebeschrijving versturen
16
Aanmeldingen nalopen
17
Cateringbehoefte doorgeven
18
Sprekersinformatie delen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Boodschappen controleren
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Catering voorbereiden
3 personen
23
Naamkaartjes sorteren
24
Infopakketten samenstellen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimtes controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
Buffet klaarzetten
3 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Sponsorlogo's plaatsen
2 personen
34
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
35
Muziek testen
36
Veiligheidsuitgangen controleren
2 personen
37
Teambriefing houden
4 personen

Event

38
Gasten ontvangen
3 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Welkomstdrank serveren
2 personen
42
Openingswoord begeleiden
43
Presentatie ondersteunen
2 personen
44
Vragenronde begeleiden
45
Koffiepauze serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Netwerktafels begeleiden
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Servies verzamelen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Sponsorbedankingen uitreiken
2 personen
54
Afsluitend woord begeleiden
55
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

56
Decoratie verwijderen
3 personen
57
Buffet afbouwen
3 personen
58
Meubilair afbreken
4 personen
59
Techniek uitschakelen
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
2 personen
62
Ruimtes schoonmaken
3 personen
63
Materialen controleren
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Bedankbericht versturen
67
Foto's met sponsoren delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Bistrotafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 80
Dinervorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 5
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Sponsorbannersaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Infomappenaantal 70
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Pennenaantal 40

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst één sponsorenlijst met contactpersoon, organisatie en status. Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma-opzet en locatie vaststaan en geef genodigden een duidelijke uiterste aanmelddatum.
Bevestig elke aanmelding afzonderlijk en verzamel dieetwensen direct. Loop de lijst uiterlijk 3 werkdagen voor de sponsordag opnieuw na voordat je de cateringbehoefte doorgeeft.
Bevestig sprekers en verzamel presentaties niet pas op de ochtend zelf. Zet alle bestanden minimaal 2 werkdagen vooraf op de laptop en test ze met de beamer.
Stem de inrichting af op de route van de gasten: zet de registratietafel bij de ingang, plaats naamkaartjes en infopakketten daar klaar en regel aparte tafels voor buffet en spreken.
Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor openen en opbouwen. Test techniek, sorteer naamkaartjes, koel dranken en controleer servies, stoelen, tafels en afvalbakken voordat de eerste sponsor binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsordag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de sponsorenlijst, locatie en uitnodiging. Plan uiterlijk 2 weken vooraf het programma, de sprekers en de catering; de laatste aanmeldingen controleer je 3 werkdagen voor de dag zelf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een sponsordag?: Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en een eerste programma bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Zet een uiterste aanmelddatum op 10 tot 14 dagen voor de sponsordag, zodat je catering en naamkaartjes op tijd kunt regelen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een sponsordag op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, het plaatsen van tafels en stoelen, registratie en techniek. Komt er catering of een uitgebreid programma met beamer, plan dan 90 minuten zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer geef je het aantal gasten en dieetwensen door aan de catering?: Geef een eerste schatting door bij de reservering en bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Controleer op de ochtend zelf nog of afmeldingen of extra gasten gevolgen hebben voor buffet, servies en dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.