Organiser une journée des sponsors, étape par étape

Une journée des sponsors se prépare dans un ordre précis : cadrer les invités, confirmer le programme, puis verrouiller la logistique. Commence par établir la liste des sponsors et envoyer une invitation qui précise le format, les horaires et les modalités d’accès. Ensuite, suis les inscriptions, recueille les besoins alimentaires et confirme les intervenants. Les derniers jours servent surtout à tester la technique, préparer les badges et transmettre au traiteur les chiffres définitifs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des sponsors
2 personnes
2
Rédiger le texte d’invitation
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Enregistrer les inscriptions
5
Confirmer les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Élaborer le programme
2 personnes
8
Confirmer les intervenants
9
Rassembler les présentations
10
Réserver le catering
11
Réserver le mobilier
12
Tester la technique
2 personnes
13
Créer des badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer les programmes
15
Envoyer les indications d'accès
16
Vérifier les inscriptions
17
Transmettre les besoins en catering
18
Partager les informations sur les intervenants
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer le service traiteur
3 personnes
23
Trier les badges nominatifs
24
Composer les dossiers d’information
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier les espaces
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer la table d'inscription
2 personnes
30
Mettre le buffet en place
3 personnes
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Installer les logos des sponsors
2 personnes
34
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
35
Tester la musique
36
Vérifier les issues de secours
2 personnes
37
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

38
Accueillir les invités
3 personnes
39
Enregistrer la présence
2 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
42
Accompagner le discours d'ouverture
43
Soutenir la présentation
2 personnes
44
Animer la séance de questions-réponses
45
Servir la pause-café
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Encadrer les tables de réseautage
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Ouvrir le buffet
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Rassembler la vaisselle
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Remettre les remerciements aux sponsors
2 personnes
54
Présenter les mots de clôture
55
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Démonter le buffet
3 personnes
58
Démonter le mobilier
4 personnes
59
Éteindre la technique
2 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
2 personnes
62
Nettoyer les espaces
3 personnes
63
Vérifier le matériel
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Envoyer un message de remerciement
67
Partager les photos avec les sponsors

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 70
Tables bistrotqté 6
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 70
Couteaux à dînerqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 5
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Batteries externesqté 4

Décoration

Bannières sponsorsqté 8
Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 80
Brochures du programmeqté 80
Dossiers d'informationqté 70
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Stylosqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement. Tu auras le temps de confirmer les participants, de recueillir les allergies et d’ajuster la commande de catering.
Ne réserve pas seulement les tables et les chaises : prévois aussi une table d’inscription, une table de prise de parole, des porte-manteaux et des poubelles. Vérifie les quantités avec le plan de salle au moins 3 jours avant.
Demande les présentations aux intervenants 5 jours avant la journée des sponsors. Teste ensuite l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur sur place, idéalement la veille, avec les câbles et les fichiers définitifs.
Transmets au traiteur le nombre confirmé de participants 48 heures avant l’accueil. Prépare séparément les besoins alimentaires et vérifie que les boissons, les glaçons, les carafes et les thermos sont disponibles avant l’ouverture du lieu.
Trie les badges nominatifs et compose les dossiers d’information la veille. Place les indications d’accès dans le message envoyé aux inscrits au plus tard 2 jours avant, car c’est souvent l’information oubliée ou consultée trop tard.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des sponsors ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une échéance d’inscription environ 7 jours avant afin de pouvoir confirmer les participants et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?: Réserve le catering dès que la date et le lieu sont fixés, puis transmets le nombre définitif de repas 48 heures avant l’événement. Garde une petite marge pour les inscriptions confirmées tardivement.
Quand tester la technique pour une journée des sponsors ?: Fais un test complet la veille, avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, les présentations et les branchements réellement utilisés. Vérifie aussi le son et l’affichage avant l’arrivée des premiers invités.
Quand préparer les badges et les dossiers d’information ?: Prépare-les la veille, après la vérification des inscriptions. Trie les badges par ordre alphabétique ou par organisation et installe la table d’accueil avant l’ouverture du lieu.

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