Zo organiseer je een speurtochtloop

Een speurtochtloop staat of valt met een duidelijke route, goed leesbare opdrachten en mensen op de juiste controleposten. Leg eerst datum, startlocatie en route vast; controleer daarna veiligheid, vergunningen en meldingen. Werk vervolgens de opdrachten, routekaart en aanmeldingen uit, zodat je weet hoeveel startnummers, vrijwilligers en materialen nodig zijn. Plan de opbouw pas als laatste: bordjes, posten en finish moeten vóór de eerste deelnemers klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Route op veiligheid controleren
3 personen
5
Controleposten bepalen
2 personen
6
Speurtochtopdrachten uitwerken
2 personen
7
Routekaart ontwerpen
8
Aanmeldformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers inplannen
2 personen
13
Routeposten bemensen
2 personen
14
Startnummers voorbereiden
2 personen
15
Opdrachtkaarten printen
16
Routebordjes printen
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Routeposten voorzien van materiaal
3 personen

Event

22
Start- en finishgebied opbouwen
5 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Routebordjes plaatsen
4 personen
25
Controleposten inrichten
4 personen
26
Startnummers klaarleggen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Vrijwilligers instrueren
2 personen
30
Deelnemers ontvangen
3 personen
31
Startuitleg geven
2 personen
32
Deelnemers laten starten
3 personen
33
Controleposten begeleiden
8 personen
34
Route en verkeer controleren
3 personen
35
Finishtijden registreren
2 personen
36
Finishers ontvangen
3 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Uitslag controleren
2 personen
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Avondverlichting inschakelen
42
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

43
Routebordjes verzamelen
4 personen
44
Start- en finishgebied afbouwen
5 personen
45
Afval inzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Materialen sorteren
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Uitslag en bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Partytentenaantal 2
Afzethekkenaantal 12

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 30
Routepijlenaantal 35
Startnummersaantal 120
Veiligheidsspeldenaantal 240
Reflecterende hesjesaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Handtellersaantal 4
Pionnenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Thermodekensaantal 10

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Routekaartenaantal 120
Opdrachtkaartenaantal 240
Deelnemerslijstenaantal 10

Decoratie

Startbanner
Finishbanner
Vlaggenlijnenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Tips

Loop de volledige route uiterlijk twee weken vooraf op het tijdstip van de speurtocht. Noteer kruisingen, donkere stukken en plekken waar verkeerskegels, routepijlen of afzethekken nodig zijn.
Maak per controlepost een kort draaiboek met de opdracht, het benodigde materiaal, de start- en eindtijd en een telefoonnummer. Plan vrijwilligers minimaal 7 dagen vooraf in en geef iedere post een portofoon of duidelijke contactroute.
Zet de inschrijving ongeveer 3 weken voor de loop open en vraag direct naar dieetwensen en contactgegevens. Print de deelnemerslijst en startnummers pas na sluiting van de aanmeldingen, zodat wijzigingen niet door elkaar raken.
Controleer de drukbestanden minimaal 5 dagen vooraf: routekaarten, opdrachtkaarten en routebordjes moeten leesbaar zijn en tegen regen kunnen. Neem watervaste stiften en extra exemplaren mee naar het start- en finishgebied.
Bouw start en finish minstens 90 minuten vóór de eerste start op. Zet tafels, stoelen, banners, verlichting en drank klaar; controleer daarna de routeposten, portofoons, EHBO-koffers en powerbanks voordat deelnemers vertrekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een speurtochtloop te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voorbereiding. Reserveer de startlocatie en controleer vergunningen in de eerste week; leg route en opdrachten uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een speurtochtloop?: Plan minimaal één vrijwilliger per bemande controlepost en daarnaast 2 mensen voor start en finish. Voeg één reservevrijwilliger toe voor een loop met 5 of meer posten.
Wanneer moet je de route van een speurtochtloop controleren?: Controleer de route eerst bij het uitwerken en loop hem opnieuw 7 tot 14 dagen vóór de loop. Doe op de dag zelf nog een korte controle voordat je routebordjes en posten definitief plaatst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een speurtochtloop op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor start en finish en nog 30 tot 45 minuten voor de controleposten. Laat één persoon de route nalopen terwijl de anderen tafels, materialen en bewegwijzering plaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.