Speurtocht organiseren: checklist van route tot finish

Een speurtocht staat of valt met een route die vooraf is getest en duidelijke afspraken per team. Leg eerst datum, startlocatie en route vast; werk daarna de opdrachten, antwoorden en puntentelling uit. Pas wanneer de aanmeldingen binnen zijn, maak je de teamindeling en starttijden. De laatste dagen gebruik je voor printwerk, materiaalsets, boodschappen en een veiligheidscontrole. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt, zodat deelnemers niet wachten op ontbrekende aanwijzingen of begeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie voor start reserveren
Vergunningen en route controleren
2 personen
Teams en spelregels bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route proeflopen
3 personen
Opdrachten en raadsels uitwerken
3 personen
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
Routekaarten en formulieren printen
2 personen
Teamindeling en starttijden maken
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes en brood voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startlocatie inrichten
4 personen
Routepunten uitzetten
4 personen
Verlichting langs route plaatsen
3 personen
Teamsets klaarleggen
2 personen
Informatietafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teams en materialen uitdelen
3 personen
Spelregels en route uitleggen
2 personen
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
Routepunten bemannen
6 personen
Tussenstanden verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Avondmaaltijd klaarzetten
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Binnenkomende teams afmelden
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Winnaar bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routepunten opruimen
4 personen
Startlocatie opruimen
4 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Materialen controleren en drogen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslag en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Spelmateriaal

Routekaartenaantal 12
Antwoordformulierenaantal 15
Opdrachtkaartenaantal 60
Antwoordenboekjesaantal 6
Geplastificeerde aanwijzingenaantal 40
Enveloppenaantal 60
Klembordenaantal 15
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Teamarmbandenaantal 60
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 4
Pijlbordenaantal 20
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Prijzenaantal 3

Apparatuur

Megafoon
Draadloze portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Proefloop de volledige route minimaal één week vooraf en controleer per routepunt of aanwijzingen nog zichtbaar en bereikbaar zijn. Noteer ook waar verlichting of afzetlint nodig is.
Maak per team één complete set met routekaart, antwoordformulier, opdrachtkaarten, klembord, pennen en teamarmbanden. Leg reserveformulieren en extra balpennen apart bij de informatietafel.
Plan starttijden met enkele minuten tussen de teams, zodat groepen elkaar niet direct bij hetzelfde routepunt inhalen. Zet de teamindeling en eerste opdracht ook op papier voor begeleiders.
Instrueer begeleiders uiterlijk op de dag vóór de speurtocht over route, puntentelling, contactmomenten en veiligheidsafspraken. Test portofoons, megafoon, stopwatches en powerbanks voordat deelnemers arriveren.
Richt de startlocatie minstens 60 minuten voor de eerste start in. Zet routepunten uit, leg teamsets klaar, koel dranken en voer daarna een laatste controle uit van verlichting, afzetting en vrije doorgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurtocht organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, route, startlocatie en eventuele vergunningen. Werk opdrachten en materiaal uiterlijk 2 weken vooraf uit, zodat je nog tijd hebt voor een proefloop.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een speurtocht?: Plan voor de voorbereiding op locatie minimaal 60 minuten en voor de speurtocht zelf vaak 2 tot 3 uur, afhankelijk van route en opdrachten. Houd na de laatste finish nog ongeveer 30 minuten vrij voor puntentelling en opruimen.
Wanneer stuur ik de uitnodigingen voor een speurtocht?: Stuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en vraag om aanmelding uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de start. Dan kun je teams, dieetwensen en starttijden tijdig verwerken.
Hoeveel opdrachten heb je nodig voor een speurtocht?: Reken op ongeveer 6 tot 10 opdrachten voor een route van 2 tot 3 uur. Test elke opdracht tijdens de proefloop en zorg dat antwoorden, formulieren en benodigde materialen per team klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.