Speurtocht organiseren: checklist en planning

Een speurtocht staat of valt met een route die klopt, opdrachten die vooraf getest zijn en een start die niet vastloopt. Begin met het thema en de route, controleer daarna veiligheid en opdrachtpunten en werk pas dan de teamindeling uit. In de laatste week regel je uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. Op de dag zelf moeten routekaarten, antwoordformulieren en opdrachtkaarten per team klaarliggen, zodat deelnemers binnen enkele minuten kunnen vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Route op veiligheid controleren
2 personen
Opdrachtpunten vastleggen
2 personen
Speurtochtopdrachten uitwerken
2 personen
Puzzelantwoorden controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Antwoordformulieren afdrukken
Routekaarten afdrukken
Opdrachtkaarten lamineren
2 personen
Prijzen inkopen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Pakketten per team maken
3 personen
Opdrachtpunten markeren
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Startbalie inrichten
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Teamzakken klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Teamkaarten uitdelen
2 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Teams laten vertrekken
2 personen
Opdrachtpunten begeleiden
6 personen
Route en veiligheid controleren
2 personen
Tussenstanden bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Winnaars bepalen
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Klaptafel startbalie
Partytentaantal 2

Spelmateriaal

Routekaartenaantal 50
Opdrachtkaartenaantal 12
Antwoordformulierenaantal 50
Teamhesjesaantal 10
Pennenaantal 50
Potlodenaantal 20
Klembordenaantal 10
Pionnenaantal 20
Touwaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Kistjes voor opdrachtenaantal 10
Prijzenaantal 3
Teamstickersaantal 50
Routebordjesaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Laminator

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 3
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Servettenhoudersaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmer
EHBO-set

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens één keer op locatie en loop alle opdrachtpunten na. Reken extra tijd voor onduidelijke kruisingen, drukke wegen en plekken waar routebordjes kunnen verdwijnen.
Test alle puzzels en opdrachten met iemand die de antwoorden nog niet kent. Noteer per opdracht het juiste antwoord en leg per team een compleet pakket klaar met formulieren, schrijfmateriaal en route-informatie.
Maak de teamindeling uiterlijk enkele dagen vooraf en verwerk dieetwensen vóór je boodschappen doet. Geef elk team een herkenbaar hesje of teamsticker en houd een actuele deelnemerslijst bij de startbalie.
Druk routekaarten, antwoordformulieren en deelnemerslijsten vooraf af en lamineer opdrachtkaarten die buiten gebruikt worden. Neem reservepennen, potloden en extra formulieren mee; die raken tijdens een speurtocht sneller kwijt dan verwacht.
Plan op de dag zelf tijd voor het plaatsen van routebordjes en het markeren van opdrachtpunten voordat deelnemers arriveren. Controleer ook de weersverwachting en richt bij regen een partytent of overdekte start- en eetplek in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een speurtocht organiseren?: Trek voor een eenvoudige speurtocht minimaal 2 tot 3 weken uit. Plan in de eerste week de route en opdrachten, verstuur daarna de uitnodigingen en gebruik de laatste 3 dagen voor printwerk, team pakketten en materiaalcontrole.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht nodig?: Voor een tocht van ongeveer 1,5 tot 2 uur werken 6 tot 10 opdrachtpunten meestal goed. Houd per punt ongeveer 10 tot 15 minuten aan, inclusief lopen, uitleg en het invullen van het antwoordformulier.
Wanneer moet ik de route van een speurtocht controleren?: Controleer de route minimaal 7 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Kijk dan vooral naar wegwerkzaamheden, afsluitingen, slecht zichtbare routebordjes en punten waar deelnemers veilig moeten kunnen stoppen.
Wat moet er per team klaarstaan bij de start?: Leg per team één routekaart, antwoordformulier, klembord, 2 schrijmiddelen, teamhesje of sticker en eventuele opdrachtinformatie klaar. Maak daarnaast minstens 1 reservepakket voor ontbrekende of beschadigde materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.