Checklist para organizar una búsqueda del tesoro

Organizar una búsqueda del tesoro requiere más que preparar unas pistas. Primero debes cerrar la ruta, probar cada reto y confirmar que el recorrido sea seguro; después vienen las inscripciones, los equipos y los materiales. Esta checklist reúne el trabajo desde la planificación hasta el montaje del punto de salida. También te ayuda a evitar olvidos habituales, como imprimir mapas de más, preparar las respuestas o tener bebidas frías listas para todos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir ruta y tema
2 personas
Reservar la ubicación de salida
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Registrar los puntos de la tarea
2 personas
Desarrollar las pruebas de la búsqueda del tesoro
2 personas
Comprobar las respuestas del rompecabezas
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la distribución de equipos
2 personas
Asignar voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Imprimir formularios de respuesta
Imprimir mapas de ruta
Plastificar las tarjetas de actividad
2 personas
Comprar premios
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar paquetes por equipo
3 personas
Marcar los puntos de la tarea
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar sonido e iluminación
2 personas
Preparar las bolsas del equipo
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir tarjetas del equipo
2 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Despedir a los equipos
2 personas
Coordinar los puntos de la tarea
6 personas
Comprobar la ruta y la seguridad
2 personas
Llevar los resultados parciales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Revisar respuestas
3 personas
Determinar los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Guiar el cierre
2 personas

Seguimiento

Retirar las señales de ruta
3 personas
Reunir el material de juego
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar y empaquetar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 40
Mesa plegable de la recepción inicial
Carpa plegablecant. 2

Material de juego

Mapas de rutacant. 50
Cartas de tareascant. 12
Hojas de respuestacant. 50
Petos de equipocant. 10
Bolígrafoscant. 50
Lápicescant. 20
Portapapelescant. 10
Conoscant. 20
Cuerdacant. 2
Cronómetroscant. 6
Cajas para tareascant. 10
Premioscant. 3
Pegatinas del equipocant. 50
Carteles de rutacant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 12
Laminadora

Equipo

Walkie-talkiescant. 8
Teléfonos móvilescant. 3
Altavoz portátil
Baterías externascant. 4

Iluminación

Faroles LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Porta-servilletascant. 6

Decoración

Mantelescant. 6
Guirnalda de banderinescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Fregona y cubo
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Comprueba la ruta completa antes del día del evento y revisa cada punto de prueba en persona. Hazlo con tiempo suficiente para cambiar un tramo si hay obras, zonas peligrosas o señales que no se ven bien.
Prueba todos los rompecabezas con al menos 2 personas que no los hayan creado. Si una respuesta admite varias interpretaciones, corrige la prueba antes de imprimir las hojas definitivas.
Cierra las inscripciones y las preferencias alimentarias varios días antes. Con esa cifra prepara los equipos, los petos, los paquetes de materiales y la lista de participantes sin improvisar.
Imprime mapas, formularios y listas con copias de reserva: calcula al menos 1 mapa y 1 hoja de respuestas por equipo, más 2 o 3 unidades adicionales. Plastifica las tarjetas que estarán expuestas al aire libre.
Deja el montaje dividido por zonas: recepción, salida, puntos de prueba y comida y bebida. Enfría las bebidas con antelación y prueba walkie-talkies, móviles, cronómetros y baterías antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una búsqueda del tesoro?: Reserva entre 2 y 4 semanas para definir el tema, probar la ruta, preparar las pruebas y gestionar las inscripciones. Deja los últimos 2 o 3 días para imprimir, plastificar, comprar y preparar los paquetes de cada equipo.
¿Cuántas pruebas debe tener una búsqueda del tesoro?: Para una actividad de 2 a 3 horas, suele funcionar preparar entre 6 y 10 puntos de prueba. Calcula unos 10 o 15 minutos por reto, incluyendo el desplazamiento y la comprobación de las respuestas.
¿Cuántos materiales hay que preparar por equipo?: Prepara 1 mapa de ruta, 1 formulario de respuestas, bolígrafos o lápices y 1 portapapeles por equipo. Añade 1 paquete completo de tarjetas y materiales para cada equipo, más 1 o 2 juegos de reserva.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo y la ruta?: Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. Haz una última comprobación de la ruta el mismo día, antes de marcar los puntos y colocar las señales, porque las condiciones pueden haber cambiado.

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