Organiser une chasse au trésor sans rien oublier

Une chasse au trésor réussie repose sur un parcours clair, des épreuves testées et une organisation précise le jour J. Commence par définir le thème, l’itinéraire et les points d’action, puis prévois les équipes, les bénévoles et les inscriptions. Les cartes, formulaires et kits d’équipe doivent être préparés suffisamment tôt pour éviter les impressions de dernière minute. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, du premier repérage au rangement du point de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Définir les points d'action
2 personnes
Élaborer les épreuves du rallye
2 personnes
Vérifier les réponses du puzzle
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Répartir les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les formulaires de réponse
Imprimer les cartes d'itinéraire
Plastifier les cartes de mission
2 personnes
Acheter les prix
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer des kits par équipe
3 personnes
Marquer les points de mission
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le bureau de départ
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
Préparer les sacs d’équipe
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les cartes d’équipe
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Faire partir les équipes
2 personnes
Animer les points de mission
6 personnes
Vérifier l'itinéraire et la sécurité
2 personnes
Suivre les résultats intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Déterminer les gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 40
Table pliante du poste d’accueil
Tente de réceptionqté 2

Matériel de jeu

Cartes d'itinéraireqté 50
Cartes de missionqté 12
Formulaires de réponseqté 50
Chasubles d’équipeqté 10
Stylosqté 50
Crayonsqté 20
Presse-papiersqté 10
Cônesqté 20
Cordeqté 2
Chronomètresqté 6
Caisses pour les missionsqté 10
Prixqté 3
Autocollants d'équipeqté 50
Panneaux d’orientationqté 20
Marqueursqté 12
Plastifieuse

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Téléphones portablesqté 3
Enceinte portable
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Porte-serviettesqté 6

Décoration

Nappesqté 6
Guirlande de fanionsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillière et seau
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Teste chaque énigme et vérifie toutes les réponses au moins une semaine avant l’événement. Une erreur dans un puzzle peut bloquer toute une équipe.
Repère le parcours à pied et contrôle les zones à risque 7 jours avant. Prévois aussi une solution de repli si la météo rend un passage impraticable.
Prépare un kit complet par équipe la veille : cartes de mission plastifiées, formulaires de réponse, stylos, chasuble, chronomètre et autocollants d’équipe.
Imprime la liste des participants et les formulaires au plus tard 2 jours avant. Garde quelques exemplaires vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Installe le départ, les panneaux d’orientation et le point de restauration au moins 1 heure avant l’arrivée des participants. Mets les boissons au frais et charge les téléphones, talkies-walkies et batteries externes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de définir le parcours, réserver le lieu de départ, préparer les épreuves, gérer les inscriptions et acheter le matériel sans précipitation.
Quand préparer les cartes et les kits des équipes ?: Prépare les cartes, formulaires et kits la veille ou 2 jours avant. Plastifie les cartes de mission après le dernier test et vérifie qu’il y a un kit complet pour chaque équipe, plus 1 ou 2 kits de secours.
Combien de bénévoles faut-il pour une chasse au trésor ?: Compte au minimum 1 bénévole au départ et 1 responsable par point d’action important. Pour un parcours avec plusieurs équipes, ajoute 1 personne mobile équipée d’un téléphone ou d’un talkie-walkie pour gérer les imprévus.
À quelle heure installer une chasse au trésor ?: Commence l’installation 1 heure avant l’accueil des participants, et 1 h 30 si le parcours comporte plusieurs panneaux, tables ou zones de mission. Les points d’action doivent être vérifiés avant le briefing des équipes.

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