Checklist voor een spelmiddag in een zorginstelling

Een spelmiddag in een zorginstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen spellen klaarleggen. Je regelt vooraf de ruimte, deelnemers en begeleiding, en houdt rekening met dieetwensen, mobiliteit en prikkelgevoeligheid. Op de dag zelf moeten spelhoeken, ruststoelen, catering en techniek op tijd klaarstaan. Deze checklist bevat 44 taken en 43 spullen, zodat je stap voor stap kunt werken van reservering en uitnodiging tot ontvangst en bingo.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Datum en tijden bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Begeleiders inplannen
Spelprogramma afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Spelmaterialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dieetproducten apart zetten
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Rusthoek inrichten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Bingo begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Spelrondes begeleiden
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze en rustmoment begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
Muziekquiz begeleiden
2 personen
Prijsjes uitreiken
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Ruststoelenaantal 4
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Kommenaantal 20
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Schenk kannenaantal 6
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 60
Bingomolen
Groteletterkaartenaantal 4
Dominosetsaantal 4
Mens-erger-je-nietaantal 4
Puzzelsaantal 4
Zachte ballenaantal 6
Dobbelstenenaantal 12
Scorekaartenaantal 60
Pennenaantal 60
Prijspakketjesaantal 20

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelversieringaantal 6
Ballonnenaantal 40
Naambadgesaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Afwasteilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk een week vooraf. Zet dieetproducten op de dag zelf apart, zodat begeleiders niet hoeven te zoeken tijdens de ontvangst.
Plan per spelhoek minimaal één begeleider en houd een extra begeleider beschikbaar voor deelnemers die hulp nodig hebben. Controleer vooraf of de deelnemerslijst en het spelprogramma zijn afgedrukt.
Richt naast de spelhoeken ook een rusthoek in met ruststoelen. Houd looppaden vrij en controleer vóór opening of tafels, stoelen en eventuele krukken veilig en toegankelijk staan.
Test muziek, Bluetoothspeaker en draadloze microfoon minstens 30 minuten voor aanvang. Leg verlengkabels zo dat niemand erover kan struikelen en zorg dat de speluitleg verstaanbaar blijft.
Koel dranken vooraf en zet koffie, bekers, borden en servies klaar voordat deelnemers binnenkomen. Reken bij een middagprogramma op ten minste één begeleider bij de ontvangsttafel en wijs iemand aan voor het bijvullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een spelmiddag in een zorginstelling organiseren?: Reserveer de ruimte en bevestig datum en tijden bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de spelmiddag, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en begeleiding kunt plannen.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een spelmiddag in een zorginstelling?: Plan minimaal één begeleider per spelhoek en één persoon voor ontvangst en praktische hulp. Bij meerdere spelhoeken komt dat meestal neer op 1 begeleider per 4 tot 6 deelnemers, plus minstens 1 reservebegeleider.
Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor een spelmiddag?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet de aangepaste hapjes en dranken op de dag zelf apart en label ze duidelijk.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Plan minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, spelhoeken, rusthoek, ontvangsttafel en catering. Test muziek en microfoon uiterlijk 30 minuten voor de start en houd daarna tijd over voor een laatste toegankelijkheidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.