Spelmiddag organiseren: praktische checklist

Een spelmiddag loopt soepel als je eerst de deelnemers en spellen vastlegt en pas daarna catering en inrichting regelt. Bevestig datum en locatie, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en controleer of elk spel compleet is. Plan op de dag zelf tijd voor tafels, spelregels, inschrijving en het koud zetten van dranken. Met deze checklist houd je ook kleine zaken bij de hand, zoals scoreblokken, potloden, verlengkabels en aparte dieetmaaltijden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spellen inventariseren
2 personen
Spellen reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Spelmateriaal ophalen
2 personen
Aanmeldlijst afdrukken
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Speltafels indelen
2 personen
Spellen uitstallen
3 personen
Spelregels klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
Inschrijving klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Spelmiddag openen
Spelregels toelichten
2 personen
Eerste spelronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tweede spelronde begeleiden
4 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Derde spelronde begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Finalespel begeleiden
3 personen
Winnaars bekendmaken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Spellen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende spellen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 20
Spelkaartenaantal 6
Pionnenaantal 60
Scoreblokkenaantal 10
Potlodenaantal 40
Prijzengeschenkenaantal 6

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handveger en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen op tijd en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de spelmiddag, zodat je cateringhoeveelheden en het aantal tafels kunt berekenen.
Controleer spellen minstens 3 dagen vooraf op ontbrekende spelkaarten, pionnen, dobbelstenen en spelregels. Leg per tafel één compleet spel met scoreblokken en potloden klaar.
Plan de inrichting op basis van het aantal deelnemers: zet de speltafels eerst neer, plaats daarna stoelen en houd een aparte tafel vrij voor inschrijving en een andere voor buffet en dranken.
Zet dieetmaaltijden apart en herkenbaar klaar voordat deelnemers binnenkomen. Daarmee voorkom je dat een speciale maaltijd tussen het algemene buffet verdwijnt.
Test koffiezetapparaten, waterkokers, Bluetoothspeaker en verlengkabels vóór de start. Zet dranken koud en controleer of stekkerdozen veilig liggen voordat je de deelnemers ontvangt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een spelmiddag versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de spelmiddag.
Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelmiddag?: Plan minimaal 1 spel per speltafel en leg 1 extra spel achter de hand. Controleer 3 dagen vooraf of elk spel compleet is en geschikt is voor het verwachte aantal deelnemers.
Wanneer moet ik de catering voor een spelmiddag regelen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen 7 dagen voor de spelmiddag sluiten. Doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf en zet gekoelde dranken op de dag zelf koud.
Hoe lang duurt het opbouwen van een spelmiddag?: Reserveer minimaal 2 uur voor locatiecontrole, tafels, stoelen, speltafels, buffet, koffiepunt, decoratie en inschrijving. Plan daarna extra tijd voor het klaarleggen van spelregels en het testen van apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.