Checklist voor een goed georganiseerde spelletjesmiddag

Een spelletjesmiddag staat of valt met een duidelijke indeling: welke spellen speel je, aan welke tafels en wie helpt mee? Reserveer eerst de locatie en stel daarna het programma, de uitnodigingen en de aanmeldingen op elkaar af. Controleer elk spel vooraf en leg spelregels, scoreblokken en benodigdheden per tafel klaar. Op deze checklist staan ook de praktische laatste stappen, zoals drank koelen, hapjes voorbereiden en de ruimte op tijd openen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Spellenprogramma samenstellen
2 personen
Spellen controleren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Speltafels indelen
2 personen
Prijsjes inkopen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Spellen sorteren
2 personen
Spelregels printen
Naamkaartjes maken
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Spellen klaarleggen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Muziek testen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Spelrondes begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Spellen wisselen
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Avondronde begeleiden
4 personen
Prijsjes uitreiken
2 personen
Afscheid nemen
2 personen

Nazorg

Spellen verzamelen
3 personen
Restanten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Spellen terugbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Deelnemers nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Spelmateriaal

Bingomolen
Bingokaartenaantal 60
Bingofichesaantal 1000
Speelkaartenaantal 8
Dobbelstenenaantal 24
Sjoelbakkenaantal 2
Sjoelschijvenaantal 60
Dammenaantal 4
Schakenaantal 3
Mens-erger-je-nietaantal 4
Rummikubaantal 4
Yahtzeeaantal 4
Bordspellenaantal 8
Puzzelsaantal 4
Scoreblokkenaantal 12
Zandlopersaantal 8
Prijzenaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4
Ballonnenaantal 40
Naamkaartjesaantal 50
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het spellenprogramma minimaal 2 weken vooraf. Controleer per spel of alle onderdelen aanwezig zijn, vooral bij spellen met losse fiches, dobbelstenen of schijven.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk 3 dagen voor de middag. Verzamel dan ook dieetwensen, bevestig deelname en deel vrijwilligers en speltafels in.
Maak per tafel een complete spelset klaar: spel, spelregels, scoreblok en eventueel een zandloper. Zo hoef je tijdens de start niet meer tussen tafels te zoeken.
Richt de locatie minstens 60 minuten voor de inloop in. Zet eerst tafels en stoelen neer, leg daarna de spellen klaar en richt het buffet pas in als de loopruimte vrij is.
Koel dranken en bereid hapjes op de dag zelf voor. Test de muziek en controleer koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een spelletjesmiddag organiseren?: Begin 3 tot 4 weken van tevoren met de locatie, het spellenprogramma en de uitnodigingen. Rond de aanmeldingen en tafelindeling 3 dagen vooraf af.
Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelletjesmiddag?: Plan ongeveer 1 spel per tafel en houd 2 tot 3 reservespellen achter de hand. Kies daarnaast minstens 1 activiteit die zelfstandig kan doorlopen, zoals puzzels of sjoelen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een spelletjesmiddag klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor de opbouw. Tafels, stoelen, buffet, spellen, naamkaartjes en decoratie kosten samen meestal meer tijd dan alleen het neerleggen van de spellen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een spelletjesmiddag vragen?: Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en verwerk de antwoorden uiterlijk 3 dagen voor het evenement. Dan kun je de boodschappen en hapjes nog aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.