Checklist para una tarde de juegos bien organizada
Una tarde de juegos necesita más preparación que colocar varios juegos sobre una mesa. Primero hay que reservar el lugar, definir el programa y confirmar quién participa; después se organizan las mesas, los voluntarios y el material. También conviene recoger las preferencias dietéticas con tiempo y comprar los premios antes de que empiece el montaje. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde las invitaciones hasta el buffet, las bebidas y la apertura del espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Preparar el programa de juegos
2 personas
Comprobar juegos
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Asignar voluntarios
2 personas
Distribuir las mesas de juego
2 personas
Comprar premios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los juegos
2 personas
Imprimir las reglas del juego
Hacer tarjetas con nombres
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Preparar los juegos
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la música
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Presentar el programa
Guiar las rondas del juego
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cambiar juegos
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Coordinar la ronda nocturna
4 personas
Entregar premios
2 personas
Despedirse
2 personas
Seguimiento
Recopilar los juegos
3 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los juegos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Llamar a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mesa del bufécant. 2
- Percheroscant. 2
Material de juego
- Bombo de bingo
- Cartones de bingocant. 60
- Fichas de bingocant. 1000
- Cartascant. 8
- Dadoscant. 24
- Mesas de tejocant. 2
- Discos de sjoelbakcant. 60
- Damascant. 4
- Ajedrezcant. 3
- Parchíscant. 4
- Rummikubcant. 4
- Yahtzeecant. 4
- Juegos de mesacant. 8
- Puzlescant. 4
- Bloc de puntuacióncant. 12
- Relojes de arenacant. 8
- Premioscant. 20
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 4
- Globoscant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cubo de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, preguntar por alergias o dietas y distribuir a los voluntarios.
- Comprueba todos los juegos al menos 7 días antes: revisa cartas, dados, fichas, piezas y reglas. Clasificarlos por tipo y dificultad evita buscar material cuando ya han llegado los invitados.
- Planifica una mesa de juego por grupo y deja pasillos suficientemente despejados para circular. Prepara también tarjetas con nombres y hojas de puntuación antes del día del evento.
- Compra los premios y revisa la lista de la compra entre 3 y 5 días antes. Enfría las bebidas la víspera y calcula más tiempo del previsto para preparar café, té, aperitivos y el buffet.
- Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje: abre el lugar, coloca mesas y sillas, prepara los juegos, cuelga la decoración y prueba la música antes de recibir al primer participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de juegos?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva el lugar, envía las invitaciones y prepara el programa al principio; deja la compra, los premios y el montaje final para los últimos 3 a 5 días.
- ¿Cuándo debo confirmar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes de la tarde de juegos. Confirma entonces el número final de participantes, las preferencias dietéticas, la distribución de las mesas y los voluntarios.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una tarde de juegos?
- Calcula entre 60 y 90 minutos si el material está clasificado y las mesas ya están disponibles. Añade 30 minutos extra si también tienes que preparar el buffet, enfriar bebidas o montar decoración.
- ¿Cuántos juegos necesito para una tarde de juegos?
- Prepara al menos 1 juego principal por mesa y 1 o 2 opciones adicionales para los tiempos de espera. Comprueba todo una semana antes y lleva material de repuesto, como dados, cartas, fichas y hojas de puntuación.
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