Checklist pour organiser un après-midi jeux

Un après-midi jeux réussi repose surtout sur une préparation précise : les jeux doivent être complets, les règles accessibles et les tables réparties avant l’arrivée des participants. Prévoyez aussi le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles qui accueilleront les joueurs. Cette checklist vous accompagne des premières réservations jusqu’à l’installation du buffet, des boissons et des espaces de jeu le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Élaborer le programme de jeux
2 personnes
Vérifier les jeux
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les tables de jeu
2 personnes
Acheter des petits prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les jeux
2 personnes
Imprimer les règles du jeu
Créer des badges nominatifs
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer les jeux
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la musique
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Animer les manches du jeu
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Changer de jeu
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Encadrer la ronde du soir
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Faire ses adieux
2 personnes

Suivi

Rassembler les jeux
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Renvoyer les jeux
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Relancer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Table de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Matériel de jeu

Boule de bingo
Cartes de bingoqté 60
Fiches de bingoqté 1000
Cartes à jouerqté 8
Désqté 24
Tables de jeu de paletsqté 2
Jeux de paletsqté 60
Damesqté 4
Échecsqté 3
Mensch ärgere dich nichtqté 4
Rummikubqté 4
Yahtzeeqté 4
Jeux de sociétéqté 8
Puzzlesqté 4
Feuilles de scoreqté 12
Sablierqté 8
Prixqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 4
Ballonsqté 40
Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Seau de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Préparez le programme au moins 2 semaines avant l’événement, puis vérifiez chaque jeu : pièces manquantes, règles lisibles, durée d’une partie et nombre de joueurs.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’après-midi jeux. Vous pourrez alors confirmer les participants, répartir les tables et anticiper les besoins alimentaires.
Attribuez les bénévoles par créneau : prévoyez au minimum 2 personnes pour ouvrir le lieu et installer les tables, les chaises, les jeux et le buffet.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas le jour même. Pour le café, mettez en place les tasses, verres, assiettes, couverts, pichets et thermos avant l’arrivée du public.
Imprimez les règles et préparez les badges nominatifs avant l’ouverture, puis testez la musique et vérifiez que les prix, les feuilles de score et les sabliers sont bien disponibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un après-midi jeux ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Donnez une date limite de réponse située 5 à 7 jours avant l’événement afin de confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un après-midi jeux ?: Comptez environ 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, le buffet, les jeux et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour vérifier les règles, les badges, les boissons et la musique.
Combien de jeux faut-il prévoir pour un après-midi jeux ?: Prévoyez au moins un jeu par table, puis 2 ou 3 jeux supplémentaires pour remplacer une partie terminée rapidement ou un jeu incomplet. Le programme doit aussi indiquer la durée et le nombre de joueurs de chaque activité.
Quand faire les courses pour un après-midi jeux ?: Faites la liste définitive après la clôture des inscriptions, puis achetez les boissons, les en-cas et les consommables 1 à 2 jours avant. Refroidissez les boissons la veille et préparez le buffet le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.