Zo organiseer je een spelletjesavond zonder chaos

Een geslaagde spelletjesavond begint niet bij de spellen, maar bij de indeling. Regel eerst de zaal en aanmeldingen, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen en spellen nodig zijn. Verzamel dieetwensen op tijd en maak daarna een programma met korte uitleg en wisselmomenten. Controleer het materiaal vooraf, richt de speltafels logisch in en zorg dat bezoekers bij binnenkomst direct weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Spellenprogramma samenstellen
2 personen
6
Spellen en leenmateriaal regelen
2 personen
7
Spellen controleren
2 personen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Leenmateriaal ophalen
2 personen
10
Spelregels en scorebladen printen
11
Naambadges voorbereiden
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
15
Zaal schoonmaken
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Speltafels inrichten
3 personen
19
Buffet en dranktafel inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Informatiebord plaatsen
22
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

23
Bezoekers ontvangen
3 personen
24
Spelregels en indeling uitleggen
2 personen
25
Speltafels begeleiden
4 personen
26
Hapjes serveren
2 personen
27
Koffie en thee schenken
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
30
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
31
Laatste spelronde aankondigen
32
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Spellen en materialen verzamelen
3 personen
34
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
35
Servies afwassen
2 personen
36
Eten en drinken opruimen
2 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Zaal schoonmaken
3 personen
39
Leenmateriaal terugbrengen
2 personen
40
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 10
Dobbelstenenaantal 20
Spelkaartenhoudersaantal 8
Zandlopersaantal 8
Scorebordjesaantal 8
Pennenaantal 50

Servies

Glazenaantal 50
Mokkenaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 10
Serveerlepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Slingersaantal 6
Naambadgehoudersaantal 50

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilset
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma op basis van rondes van 30 tot 45 minuten. Kies per tafel één spel en leg spelregels, scorebladen, pennen en eventuele zandlopers vooraf klaar; tijdens de avond hoef je dan minder uit te leggen.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en verwerk het aantal deelnemers uiterlijk één week vooraf in je boodschappenlijst. Zo voorkom je dat hapjes of drankjes voor een deel van de groep ontbreken.
Controleer alle bord- en kaartspellen minstens drie dagen vooraf op ontbrekende onderdelen. Leg leenmateriaal dezelfde dag nog apart en noteer wat na afloop terug moet.
Richt de zaal in met voldoende loopruimte tussen buffet, dranktafel en speltafels. Zet stoelen pas na de tafels neer en test muziek, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen voordat bezoekers binnenkomen.
Plan minstens 45 minuten voor de ontvangst in voor de laatste voorbereiding. Zet dranken koud, maak het koffie- en theepunt klaar, plaats het informatiebord en leg naambadges klaar voordat je de eerste spelers verwelkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een spelletjesavond organiseren?: Bevestig de zaal en verstuur de uitnodigingen bij voorkeur drie tot vier weken vooraf. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week voor de avond, zodat je materiaal en boodschappen kunt afstemmen.
Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelletjesavond?: Reken per speltafel op één hoofdspel en houd één of twee extra spellen achter de hand. Bij vier tafels heb je dus minimaal vier passende spellen plus reserve nodig, afhankelijk van de groepsgrootte en de rondeduur.
Hoe deel ik deelnemers in bij een spelletjesavond?: Maak de tafelindeling uiterlijk de dag ervoor en houd meestal vier tot zes spelers per tafel aan. Zet de indeling op een informatiebord en leg bij iedere tafel de benodigde spelregels en scorebladen klaar.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een spelletjesavond?: Plan minimaal 90 minuten voor zaal, tafels, stoelen, buffet, dranktafel en speltafels. Reserveer daarnaast 15 tot 30 minuten voor een laatste controle van spellen, verlichting, muziek en ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.