Zo organiseer je een spelletjesavond die soepel loopt

Begin met de spelruimte en het aantal deelnemers: die bepalen hoeveel tafels, stoelen en spellen je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en vraag dieetwensen uiterlijk een week vooraf uit. Controleer je spellen op ontbrekende onderdelen en deel ze vooraf per tafel in. Regel boodschappen en geleende spellen op tijd, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen, te koelen en de welkomsttafel klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Spelruimte reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Spellen inventariseren
2 personen
6
Ontbrekende spellen lenen
7
Speeltafels indelen
2 personen
8
Spelregels controleren
2 personen
9
Boodschappenlijst afronden
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Houdbare voorraad klaarzetten
12
Verse producten koelen
13
Naamkaartjes schrijven
14
Prijzentafel voorbereiden
15
Locatiesleutels ophalen
16
Ruimte controleren
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Spellen per tafel klaarleggen
3 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen
21
Buffet inrichten
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffiepunt installeren
2 personen
24
Prijzen en scorekaarten klaarleggen
25
Welkomsttafel inrichten
26
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Spelrondes uitleggen
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Spelmaterialen aanvullen
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Buffet bijvullen
2 personen
34
Hoofdspel begeleiden
2 personen
35
Winnaars bekendmaken
36
Laatste ronde begeleiden
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Spellen verzamelen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Gevonden voorwerpen verzamelen
45
Geleende spellen retourneren
46
Materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafel
Welkomsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 18
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 12
Pionnenaantal 48
Zandlopersaantal 6
Scorebordenaantal 6
Spelbelletjesaantal 6
Quizzoemersaantal 4
Puzzelsaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 48
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 48
Besteksetsaantal 48
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Thema-bannersaantal 3
Ballonnenaantal 30
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 20

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Oplaadbare batterijenaantal 12

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Blik en veger
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per tafel één hoofdspel en één reserveoptie. Controleer bij spellen met dobbelstenen, pionnen, zandlopers, scoreborden of zoemers vooraf of alle onderdelen aanwezig zijn; ontbrekende spellen kun je uiterlijk enkele dagen van tevoren lenen.
Maak de tafelindeling voordat je de ruimte opbouwt. Reken per tafel op voldoende bewegingsruimte voor spelers en leg de spellen per tafel klaar, zodat je niet na binnenkomst nog dozen hoeft te verdelen.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit en verwerk ze meteen in de boodschappenlijst. Zet houdbare producten eerder klaar, koel verse producten en plaats buffet, serveerschalen, serveertangen en borden pas tijdens de opbouw.
Houd de eerste 30 minuten vrij voor ontvangst. Leg naamkaartjes, prijzen en scorekaarten op de welkomsttafel en zet herbruikbare glazen, afvalbakken en een duidelijk koffiepunt klaar voordat de eerste spelers binnenkomen.
Bouw de ruimte in deze volgorde op: eerst tafels en stoelen, daarna spellen en scoremateriaal, vervolgens buffet en dranken. Haal locatiesleutels vooraf op en plan minimaal 60 minuten voor een laatste controle van ruimte, regels, verlichting en koeling.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjesavond?: Plan per speeltafel minimaal 1 hoofdspel en 1 reserveoptie. Voor 5 tafels heb je dus minstens 10 geschikte spellen nodig; controleer bovendien vooraf of elk spel compleet is.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een spelletjesavond?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de groepsgrootte per spel. Deel het verwachte aantal spelers door 4 tot 6 en rond naar boven af; voor 24 spelers kom je uit op ongeveer 4 tot 6 speeltafels.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een spelletjesavond versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf. Vraag daarin meteen om een aanmelding en dieetwensen, en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de avond af.
Hoe lang van tevoren moet je een spelletjesavond opbouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, spellen, buffet, koffiepunt en welkomsttafel. Plan daarnaast 15 minuten voor een laatste controle van spelregels, drankkoeling en ontbrekende onderdelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.