Cómo organizar una noche de juegos sin perder el control

Una noche de juegos funciona mejor cuando separas la preparación en fases: primero el espacio y los asistentes, después los juegos y, por último, la comida y el montaje. Empieza por saber cuántas personas vendrán y qué juegos caben realmente en las mesas disponibles. Durante la semana anterior conviene cerrar las compras, revisar las reglas y confirmar las necesidades dietéticas. El día del evento, deja al menos dos horas para montar mesas, sillas, juegos, buffet, café y bienvenida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el espacio de juego
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Inventariar juegos
2 personas
6
Pedir prestados los juegos que faltan
7
Distribuir las mesas de juego
2 personas
8
Revisar las reglas del juego
2 personas
9
Finalizar la lista de compras
10
Hacer la compra
2 personas
11
Preparar provisiones no perecederas
12
Refrigerar los productos frescos
13
Escribir tarjetas de nombre
14
Preparar la mesa de premios
15
Recoger las llaves del recinto
16
Comprobar el espacio
2 personas
17
Montar mesas
3 personas
18
Colocar las sillas
3 personas
19
Preparar los juegos en cada mesa
3 personas
20
Colgar la decoración
2 personas
21
Montar el buffet
2 personas
22
Enfriar las bebidas
2 personas
23
Instalar el punto de café
2 personas
24
Preparar los premios y las tarjetas de puntuación
25
Montar la mesa de bienvenida
26
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

27
Recibir a los invitados
3 personas
28
Explicar las rondas del juego
2 personas
29
Servir aperitivos
2 personas
30
Reponer materiales de juego
2 personas
31
Rellenar las bebidas
2 personas
32
Servir café y té
2 personas
33
Reponer el bufé
2 personas
34
Guiar el juego principal
2 personas
35
Anunciar a los ganadores
36
Acompañar la última ronda
2 personas
37
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

38
Recopilar los juegos
3 personas
39
Recoger la basura
2 personas
40
Lavar la vajilla
2 personas
41
Recoger mesas y sillas
3 personas
42
Limpiar el espacio
3 personas
43
Retirar la decoración
2 personas
44
Recoger objetos perdidos
45
Devolver los juegos prestados
46
Guardar los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 36
Mesa del bufé
Mesa de bienvenida
Papeleracant. 4

Material de juego

Juegos de mesacant. 18
Juegos de cartascant. 8
Dadoscant. 12
Conoscant. 48
Relojes de arenacant. 6
Marcadorescant. 6
Campanillas de juegocant. 6
Zumbadores para quizcant. 4
Puzlescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 48
Tazas de cafécant. 36
Platoscant. 48
Cubiertoscant. 48
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 2
Cucharonescant. 4

Decoración

Mantelescant. 6
Banners temáticoscant. 3
Globoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 40
Bolígrafoscant. 20

Equipo

Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 4
Altavoz Bluetooth
Baterías recargablescant. 12

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba
Recogedor y escoba
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con 5 a 7 días de antelación. Así puedes distribuir a los jugadores, calcular vasos y platos, y comprar comida sin depender de confirmaciones de última hora.
Haz un inventario de los juegos al menos una semana antes. Comprueba que cada caja tenga sus piezas, dados, marcadores, cartas y reglas; pide prestado lo que falte antes del día del evento.
Distribuye las mesas según la duración y el tipo de juego. Deja una mesa de bienvenida, una zona de buffet y suficiente espacio para circular sin interrumpir una partida.
Prepara las provisiones no perecederas 2 o 3 días antes y refrigera los productos frescos el día anterior. Enfría las bebidas con varias horas de margen y coloca cubiteras o neveras portátiles cerca del buffet.
Reserva los últimos 30 minutos del montaje para detalles que suelen olvidarse: tarjetas con nombres, tarjetas de puntuación, premios, campanillas, zumbadores y las llaves del recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de juegos?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes para reservar el espacio y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones, las preferencias dietéticas y los juegos como máximo 5 días antes.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar una noche de juegos?: Calcula unas 2 horas para montar mesas y sillas, preparar cada juego, colocar la decoración, organizar el buffet y montar la bienvenida. Añade 30 minutos para revisar reglas, premios y puntuaciones.
¿Cuántas bebidas necesito para una noche de juegos?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por persona y hora. Compra o prepara un margen adicional del 10 % para evitar quedarte corto.
¿Cuándo preparo la comida y el café?: Deja listas las provisiones no perecederas entre 2 y 3 días antes y guarda los alimentos frescos en frío el día anterior. Monta la cafetera, el hervidor y los termos durante la última hora antes de recibir a los invitados.

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