Spelletjesavond organiseren: checklist van planning tot opruimen

Een spelletjesavond loopt soepel als je niet alleen spellen verzamelt, maar ook tafels, speluitleg, eten en doorstroming plant. Begin met datum, locatie en reservering en stuur daarna de uitnodigingen, zodat je dieetwensen en aantallen op tijd kent. Controleer de spelleninventaris minstens een week vooraf en leg per tafel een passende set klaar. Op de dag zelf regel je eerst de opstelling en koeling; vlak voor ontvangst test je muziek, verlichting en ontbrekende materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Reservering vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen opnieuw controleren
Spelleninventaris controleren
Ontbrekende spellen regelen
Speltafels indelen
2 personen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare snacks klaarzetten
2 personen
Zachte dranken voorbereiden
2 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Groenten snijden
2 personen
Dips en beleg klaarzetten
2 personen
Locatie openen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Spellen per tafel klaarleggen
3 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
Welkomsttafel inrichten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Spelregels toelichten
2 personen
Eerste spelronde begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tweede spelronde begeleiden
3 personen
Broodjesbuffet serveren
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Finaleronde begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Spellen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte vegen en dweilen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Spelmaterialen

Gezelschapsspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 30
Spelfichesaantal 4
Scoreblokkenaantal 10
Pennenaantal 30
Zandlopersaantal 6
Spelmattenaantal 8

Servies

Bordenaantal 50
Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 30
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Broodmandenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4
Welkomstbord
Naamstickersaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de aanmeldingen opnieuw 3 dagen vooraf. Gebruik het definitieve aantal om tafels, stoelen, servies en hoeveelheden eten en drinken aan te passen.
Maak de spelindeling niet pas bij binnenkomst. Leg per tafel spellen, dobbelstenen, fiches, scoreblokken, pennen en eventuele zandlopers klaar, zodat de eerste ronde direct kan starten.
Plan boodschappen en voorbereiding op twee momenten: haal houdbare snacks eerder en bereid broodjes, groenten, dips en beleg op de dag zelf. Zo blijven zachte en gesneden producten vers.
Koel dranken minstens 3 uur voor de start en zet water en zachte dranken apart van alcoholische opties. Gebruik koelboxen als de koelkast niet genoeg ruimte heeft.
Loop 30 minuten voor ontvangst de ruimte na: tafels en stoelen moeten staan, servies moet klaarstaan en stekkerdozen, verlengkabels, verlichting en speaker moeten getest zijn.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen versturen voor een spelletjesavond?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om een uiterste aanmelddatum van ongeveer 10 dagen voor de avond, zodat je eten, drinken en tafels kunt plannen.
Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelletjesavond?: Reken op minimaal 1 spel per tafel en leg daarnaast 2 tot 3 reserveopties klaar. Bij wisselende groepen werken korte kaart- en dobbelspellen als aanvulling op langere gezelschapsspellen.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een spelletjesavond?: Doe de grote boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal vers brood, groenten en beleg op de dag zelf. Koel dranken uiterlijk 3 uur voor de start en zet houdbare snacks eerder klaar.
Hoe laat moet ik de locatie klaarzetten?: Begin minstens 2 uur voor de ontvangst met tafels, stoelen, buffet en spelmaterialen. Reserveer de laatste 30 minuten voor servies, verlichting, muziek en een controle van ontbrekende spullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.