Spellenmiddag organiseren: checklist en planning

Een spellenmiddag loopt soepel als je niet alleen de spellen, maar ook de ruimte en het programma vooraf vastlegt. Plan verschillende spelhoeken, controleer of alle spelregels en onderdelen compleet zijn en reserveer ontbrekende spellen op tijd. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je buffet daarop kan worden afgestemd. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap te regelen, van uitnodiging tot ontvangst en speluitleg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
Locatie en ruimte indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spellenbestand controleren
2 personen
Ontbrekende spellen reserveren
Spelregels verzamelen
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Spelmaterialen sorteren
2 personen
Quizvragen klaarzetten
2 personen
Prijzen inpakken
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Welkomstmuziek klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Speluitleg geven
2 personen
Spelrondes begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Warme maaltijd serveren
3 personen
Quizronde begeleiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Spellen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Spellen controleren en opbergen
2 personen
Geleende spellen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 42
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Kommenaantal 20
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 12
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 20
Spelkaartenaantal 10
Pionnenaantal 60
Scorebordenaantal 8
Zoemersaantal 4
Dartbord
Ringwerpset
Jenga

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 3
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezem
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk twee weken vooraf welke spellen, quizrondes en prijzencategorieën je gebruikt. Zo heb je nog tijd om ontbrekende bord- of kaartspellen te reserveren en spelregels te verzamelen.
Maak per spelhoek een complete set met spel, pionnen, dobbelstenen, scorebord en regels. Leg quizvragen en zoemers apart klaar; die raken anders snel vermengd met het overige materiaal.
Zet tafels zo neer dat elke spelhoek minstens één vrije doorgang houdt. Reserveer daarnaast een aparte buffet- en ontvangsttafel en zet kapstokken en afvalbakken vóór de gasten komen op hun plaats.
Koel dranken enkele uren vooraf en houd koffie en thee apart met een koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen. Zet herbruikbare bekers, borden, kommen en bestek direct bij het buffet.
Test laptop, beamer, projectiescherm, Bluetoothspeaker en verlengsnoeren vóór de start. Geef bij ontvangst eerst een korte uitleg over de indeling, het programma en waar gasten hun score kunnen bijhouden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een spellenmiddag organiseren?: Leg datum, locatie en programma minimaal 3 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de spellenmiddag, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spellenmiddag?: Reken op 1 spelhoek per 4 tot 6 deelnemers en leg per hoek minstens 2 speelopties klaar. Voor 20 gasten betekent dat ongeveer 4 tot 5 spelhoeken en minstens 8 tot 10 spellen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een spellenmiddag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet water naast koffie, thee en andere dranken klaar en koel alles minstens 3 uur vooraf.
Wanneer moet ik de zaal voor een spellenmiddag opbouwen?: Begin 2 tot 3 uur vóór ontvangst met tafels, stoelen en spelhoeken. Houd het laatste halfuur vrij voor techniek testen, het buffet aanvullen en een laatste controle van spelmaterialen en regels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.