Speelmiddag organiseren: een praktische checklist

Een speelmiddag loopt soepel als je eerst de deelnemers en activiteiten vastlegt en pas daarna de ruimte inricht. Begin met datum, locatie, uitnodigingen en dieetwensen; werk vervolgens het spelprogramma, de boodschappen en het materiaal uit. Reserveer extra tijd voor naamstickers, spelhoeken, knutseltafels en het testen van muziek en speakers. Op de dag zelf ontvang je deelnemers aan een aparte inschrijftafel en leg je de regels uit voordat het vrij spelen begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Spelprogramma samenstellen
2 personen
Activiteiten indelen
2 personen
Reservering bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Naamstickers voorbereiden
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Knutseltafels klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en speakers testen
Inschrijftafel klaarzetten
EHBO-set klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Vrij spelen begeleiden
4 personen
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Buitenspellen begeleiden
4 personen
Rustige spelronde begeleiden
3 personen
Avondeten serveren
4 personen
Speltoernooi begeleiden
4 personen
Laatste snackronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Spelmateriaal opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Koelboxen leegmaken
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Krukkenaantal 10
Tafelkleedjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Schaaltjesaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Herbruikbare bewaardozenaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 3
Zachte ballenaantal 8
Springtouwenaantal 8
Hoepelsaantal 10
Pionnenaantal 20
Estafettestokjesaantal 8
Zitzakkenaantal 20
Spelparachute
Tafeltennisset

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 12
Puzzelsaantal 8
Kleurplatenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Knutselpapieraantal 200
Kinderschaaraantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Bouwblokkenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnaantal 6
Naamstickersaantal 60
Tafeldecoratieaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Vuilnisblikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende handgelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer tegelijk de contactgegevens, zodat je ouders of begeleiders bij een wijziging snel kunt bereiken.
Maak het spelprogramma met minimaal 3 soorten activiteiten: een begeleid spel, een knutselmoment en ruimte voor vrij spelen. Leg per activiteit het benodigde materiaal bij elkaar.
Zet tafels en stoelen minstens 60 minuten voor aanvang klaar. Richt de spelhoeken en knutseltafels daarna in, zodat looproutes vrij blijven en je niet tijdens de ontvangst hoeft te schuiven.
Koel dranken en zet fruit en snacks 30 minuten voor de start klaar. Reken per deelnemer op minstens 1 beker voor drinken en houd extra schaaltjes en serveermateriaal binnen handbereik.
Test muziek, Bluetoothspeakers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren. Leg ook de EHBO-set klaar en controleer of zachte ballen en ander materiaal veilig genoeg zijn voor de ruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speelmiddag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de speelmiddag, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel activiteiten plan je voor een speelmiddag?: Plan voor een speelmiddag van 2 tot 3 uur ongeveer 3 tot 5 activiteiten. Wissel een begeleid spel af met knutselen en vrij spelen; reken per begeleide activiteit op 20 tot 30 minuten.
Hoeveel drinken en snacks heb ik nodig voor een speelmiddag?: Reken op 2 bekers drinken per deelnemer voor de eerste 2 uur en ongeveer 2 snackporties per persoon. Zet water klaar naast andere dranken en houd minstens 10 procent extra fruit en snacks achter de hand.
Wanneer moet ik de ruimte klaarzetten voor een speelmiddag?: Begin 60 tot 90 minuten voor aanvang met tafels, stoelen en spelhoeken. Zet snacks 30 minuten vooraf klaar en reserveer de laatste 10 minuten voor een controle van materiaal, muziek en de inschrijftafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.