Songkranfeest organiseren: checklist en planning

Een Songkranfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en water klaarzetten. Leg eerst datum, programma en locatie vast en houd rekening met een buitenruimte, weersverwachting en wateractiviteiten. Verzamel dieetwensen en bevestig het aantal bezoekers voordat je boodschappen, zitplaatsen en servies afstemt. Bereid rijst, noedels, marinades en sausjes vooraf voor, zodat je op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen, te koelen en uit te serveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en buitenruimte reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aantal bezoekers bevestigen
Maaltijdindeling bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad herbruikbare spullen tellen
2 personen
Wateractiviteiten indelen
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en ijs ophalen
2 personen
Versieringen controleren
2 personen
Droge boodschappen opslaan
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Marinades voorbereiden
2 personen
Sausjes portioneren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Vlees en tofu marineren
3 personen
Rijst en noedels voorbereiden
3 personen
Salades en bijgerechten maken
4 personen
Desserts portioneren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Waterbestendige vloer leggen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Waterstations vullen
3 personen
Waterzone afzetten
2 personen
Elektrische apparatuur beschermen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Naambadges en welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Eten op temperatuur brengen
4 personen
Veiligheidsinstructies doornemen
4 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Spelregels waterzone uitleggen
2 personen
Waterpistolen uitdelen
3 personen
Waterstations beheren
3 personen
Fotohoek begeleiden
Activiteiten begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Muziek verzorgen
Dessert serveren
2 personen
Laatste wateractiviteit aankondigen
Watermateriaal innemen
3 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Eten veilig afdekken
2 personen

Nazorg

Buffet afbouwen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Waterzone leegmaken
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Muziekapparatuur opruimen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie droog en schoon achterlaten
4 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Voorraad schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Schade en gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Tafelmessenaantal 80
Tafellepelsaantal 80
Tafelvorkenaantal 80
Theelepelsaantal 50
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 10

Catering

Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Sauskommenaantal 10
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Keukentangenaantal 6
Draagbare kookplatenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterdichte beschermhoezenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Thaise vlaggenaantal 8
Kleurige slingersaantal 12
Papieren lampionnenaantal 20
Bloemschalenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Fotoachtergrond
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80

Sportmateriaal

Waterpistolenaantal 50
Wateremmersaantal 20
Watersproeiersaantal 4
Opblaasbare waterbakkenaantal 3
Plastic scheppenaantal 20
Veilige afzetpionnenaantal 12
Rubberen antislipmattenaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Kunststof handschoenenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Plan wateractiviteiten pas nadat je de buitenruimte hebt ingedeeld. Houd droge zit- en buffetplekken vrij en controleer de weersverwachting opnieuw op de dag vóór het feest.
Bevestig het bezoekersaantal uiterlijk enkele dagen vooraf. Daarmee bepaal je hoeveel herbruikbare borden, kommen, glazen, bestek en zitplaatsen je nodig hebt.
Regel koelboxen, ijs en drankdispensers niet pas op de feestdag. Vul koelboxen zodra de dranken zijn opgehaald en zet waterkannen op meerdere plekken neer.
Bereid groenten en fruit, marinades en sausjes vooraf; bewaar gesneden ingrediënten in vershoudbakken. Marineer vlees en tofu op tijd, maar houd ze gekoeld tot het bereiden.
De buffetopstelling wordt vaak te laat getest. Zet warmhoudbakken, serveerschalen, tangen en opscheplepels vooraf klaar en wijs vrijwilligers aan voor aanvullen, afval en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Songkranfeest organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je dieetwensen en aanmeldingen op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik het aantal gasten voor een Songkranfeest bevestigen?: Vraag een definitieve bevestiging 5 tot 7 dagen vóór het feest. Gebruik dat aantal voor boodschappen, maaltijdindeling, servies, stoelen en de verdeling van vrijwilligers.
Wanneer bereid ik het eten voor een Songkranfeest?: Was groenten en fruit en maak marinades en sausjes 1 dag vooraf. Bereid rijst en noedels volgens je maaltijdplanning en bewaar vlees en tofu gekoeld tot het moment van bereiden.
Hoeveel tijd heb ik op de dag zelf nodig voor de opbouw?: Reserveer minimaal 3 uur voor partytenten, tafels, stoelen, buffet, dranken, versieringen en koelboxen. Plan daarna extra tijd voor een korte controle van wateractiviteiten, muziek en afvalbakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.