Checklist para organizar una Fiesta de Songkran

Organizar una Fiesta de Songkran requiere coordinar agua, comida, invitados y espacio exterior en el orden correcto. Empieza por fijar la fecha, el programa y el local; después confirma inscripciones, preferencias dietéticas y reservas. Durante la última semana, revisa el tiempo, las compras, el material reutilizable y la distribución de las actividades acuáticas. La preparación de alimentos, bebidas, hielo y neveras portátiles debe quedar cerrada antes de que lleguen los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el local y el espacio exterior
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el número de visitantes
Definir la distribución de las comidas
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Contar el stock de artículos reutilizables
2 personas
Distribuir las actividades acuáticas
2 personas
Preparar la selección musical
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger bebidas y hielo
2 personas
Comprobar las decoraciones
2 personas
Almacenar productos secos
2 personas
Lavar frutas y verduras
3 personas
Preparar marinados
2 personas
Porcionar las salsas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Marinar la carne y el tofu
3 personas
Preparar el arroz y los fideos
3 personas
Preparar ensaladas y guarniciones
4 personas
Porcionar postres
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar suelo resistente al agua
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Llenar los puntos de agua
3 personas
Cerrar la zona de agua
2 personas
Proteger los equipos eléctricos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Preparar las acreditaciones y la mesa de bienvenida
2 personas
Poner la comida a temperatura
4 personas
Repasar las instrucciones de seguridad
4 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Explicar las reglas de la zona de agua
2 personas
Repartir pistolas de agua
3 personas
Gestionar los puntos de agua
3 personas
Atender el rincón fotográfico
Coordinar actividades
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Abrir el buffet
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Proporcionar la música
Servir el postre
2 personas
Anunciar la última actividad acuática
Recoger el material de agua
3 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Cubrir los alimentos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Desmontar el buffet
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Vaciar la zona de agua
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger el equipo de música
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Dejar el lugar seco y limpio
4 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Guardar el material limpio y seco
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Registrar daños y objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 70
Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 50
Cuchillos de mesacant. 80
Cucharas de mesacant. 80
Tenedores de mesacant. 80
Cucharillascant. 50
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 10

Catering

Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cuencos para salsascant. 10
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20
Pinzas de cocinacant. 6
Placas de cocción portátilescant. 3

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Fundas protectoras impermeablescant. 6
Baterías externascant. 4

Decoración

Banderas tailandesascant. 8
Guirnaldas de colorescant. 12
Farolillos de papelcant. 20
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 8
Fondo para fotos
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80

Material deportivo

Pistolas de aguacant. 50
Cubos de aguacant. 20
Aspersorescant. 4
Balsas inflables para aguacant. 3
Palas de plásticocant. 20
Conos de señalización seguroscant. 12
Alfombrillas antideslizantes de gomacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 3
Guantes de plásticocant. 10
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Confirma el número de visitantes al menos 7 días antes para ajustar la comida, las mesas, las sillas, los vasos y los platos reutilizables. Pide también las preferencias dietéticas antes de cerrar la distribución del buffet.
Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Así sabrás si necesitas montar las carpas de fiesta y reorganizar las actividades acuáticas en el espacio exterior.
Asigna voluntarios por turnos de 60 a 90 minutos: recepción, actividades acuáticas, bebidas, buffet y recogida. Sin responsables concretos, las neveras, los dispensadores de bebidas y las papeleras suelen quedarse sin revisar.
Haz la compra de productos frescos como máximo 1 o 2 días antes. Lava frutas y verduras, prepara marinados y porciona las salsas el día anterior; guarda los alimentos en recipientes herméticos y mantén las bebidas y el hielo en neveras portátiles.
Prepara el arroz y los fideos el mismo día y deja listas las bandejas para mantener caliente, las bandejas de servir, los cucharones y las pinzas de servir antes de abrir el buffet. Cuenta también los artículos reutilizables y coloca recipientes para salsas junto a la comida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta de Songkran?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el local y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 7 días antes, y confirma las reservas y las compras durante la última semana.
¿Cuándo debo confirmar el número de invitados?: Confírmalo como mínimo 7 días antes de la Fiesta de Songkran. Ese plazo permite calcular las raciones, comprobar platos y vasos reutilizables y ajustar mesas, sillas, bebidas y hielo.
¿Cuándo preparo la comida para una Fiesta de Songkran?: Lava las frutas y verduras, prepara los marinados y porciona las salsas el día anterior. Cocina el arroz y los fideos el mismo día, y llena las neveras portátiles poco antes de que lleguen los invitados.
¿Cuándo compruebo el tiempo para una Fiesta de Songkran al aire libre?: Consulta el pronóstico 48 horas antes y haz una última comprobación la mañana del evento. Con esa información puedes decidir si montas las carpas de fiesta y cómo distribuir las actividades acuáticas.

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