Organiser une fête Songkran sans rien oublier

Une fête Songkran se prépare comme une journée en plusieurs temps : accueil, repas, activités aquatiques et rangement. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirme les inscriptions avant d’acheter les quantités nécessaires. Les préparatifs culinaires, les boissons fraîches et la glace demandent une organisation précise, surtout si la fête se déroule dehors. Cette checklist regroupe les étapes à suivre dans l’ordre, jusqu’aux dernières vérifications le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et l’espace extérieur
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le nombre de visiteurs
Définir l’organisation des repas
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Compter le stock de matériel réutilisable
2 personnes
Répartir les activités aquatiques
2 personnes
Composer la sélection musicale
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons et la glace
2 personnes
Vérifier les décorations
2 personnes
Stocker les denrées sèches
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
Préparer les marinades
2 personnes
Répartir les sauces en portions
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Faire mariner la viande et le tofu
3 personnes
Préparer le riz et les nouilles
3 personnes
Préparer les salades et les accompagnements
4 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Poser un revêtement de sol imperméable
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Remplir les stations d’eau
3 personnes
Délimiter la zone de baignade
2 personnes
Protéger le matériel électrique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le matériel de musique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs et la table d’accueil
2 personnes
Remettre les plats à température
4 personnes
Passer en revue les consignes de sécurité
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Expliquer le règlement de la zone aquatique
2 personnes
Distribuer les pistolets à eau
3 personnes
Gérer les stations d’eau
3 personnes
Animer le coin photo
Encadrer les activités
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Fournir la musique
Servir le dessert
2 personnes
Annoncer la dernière activité aquatique
Récupérer le matériel nautique
3 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Couvrir les aliments de manière sécurisée
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Vider la zone d'eau
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le matériel de musique
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Laisser le lieu sec et propre
4 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Ranger le stock propre et au sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les dégâts et les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Couteaux de tableqté 80
Cuillères de tableqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Cuillères à caféqté 50
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 10

Catering

Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Ramequins à sauceqté 10
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Pinces de cuisineqté 6
Plaques de cuisson portablesqté 3

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Housses de protection étanchesqté 6
Batteries externesqté 4

Décoration

Drapeaux thaïlandaisqté 8
Guirlandes coloréesqté 12
Lampions en papierqté 20
Bacs à fleursqté 6
Nappesqté 8
Fond photo
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80

Matériel de sport

Pistolets à eauqté 50
Seaux d'eauqté 20
Arroseursqté 4
Bacs à eau gonflablesqté 3
Pelles en plastiqueqté 20
Cônes de balisage de sécuritéqté 12
Tapis antidérapants en caoutchoucqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Gants en plastiqueqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Confirme le nombre de visiteurs quelques jours avant les courses : ce chiffre détermine les portions de riz et de nouilles, les boissons, la vaisselle et la capacité des tables. Prévois aussi une solution pour les besoins alimentaires signalés dans les inscriptions.
Vérifie la météo et l’espace extérieur avant de répartir les activités aquatiques. Place les tentes, les tables et les glacières de façon à garder une zone sèche pour le buffet et les denrées préparées.
Ne laisse pas les boissons et la glace au dernier moment : récupère-les assez tôt pour remplir les glacières avant l’arrivée des invités. Les distributeurs de boissons et les carafes d’eau doivent être accessibles dès le début de la fête.
Prépare les éléments qui supportent l’attente à l’avance : légumes et fruits lavés, marinades prêtes, sauces portionnées et denrées sèches stockées. Fais mariner la viande et le tofu suffisamment tôt pour éviter de cuisiner tout en accueillant les premiers visiteurs.
Répartis les bénévoles par créneaux et par responsabilités, notamment pour les activités aquatiques, le buffet, les boissons et le rangement. Une personne doit aussi vérifier régulièrement les réserves de glace, d’eau et de vaisselle réutilisable.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une fête Songkran ?: Commence environ 4 à 6 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu, fixer le programme et envoyer les invitations. Confirme les inscriptions et le nombre de visiteurs quelques jours avant la fête, puis fais les courses selon ce chiffre.
Quand envoyer les invitations pour une fête Songkran ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines à l’avance afin de laisser le temps aux invités de répondre et de préciser leurs besoins alimentaires. Fixe une date limite de réponse au moins 7 jours avant l’événement pour organiser les repas et le matériel.
Que faut-il préparer la veille d’une fête Songkran ?: La veille, lave les légumes et les fruits, prépare les marinades, répartis les sauces en portions et stocke les denrées sèches. Vérifie aussi les décorations, le stock de matériel réutilisable, les réservations et la liste des courses.
Comment organiser les activités aquatiques pendant Songkran ?: Répartis les activités par zones et par créneaux, avec au moins un bénévole chargé de surveiller chaque espace. Garde le buffet, les tables et les prises électriques à l’écart des projections d’eau, et prévois une vérification régulière de l’état du sol.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.