Zo organiseer je een soepavond zonder stress

Een soepavond organiseren begint niet in de keuken, maar met het aantal gasten en hun dieetwensen. Leg daarna het soepmenu vast, controleer pannen, kookplaten en soepketels en plan wat je vooraf kunt doen. Op de dag zelf werk je van voorbereiding naar opmaak: eerst snijden en koken, daarna buffet, dranken en allergeneninformatie. Met dit plan houd je overzicht over 45 taken en 39 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitief aantal gasten bepalen
6
Soepmenu en recepten vastleggen
2 personen
7
Keukenmateriaal controleren
2 personen
8
Tafels en stoelen reserveren
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Houdbare boodschappen doen
2 personen
11
Verse boodschappen doen
2 personen
12
Leveringen en boodschappen controleren
2 personen
13
Groenten wassen en snijden
3 personen
14
Soepen voorbereiden
4 personen
15
Soepen rustig laten garen
3 personen
16
Brood en toppings klaarzetten
2 personen
17
Soepen proeven en op smaak brengen
3 personen
18
Allergeneninformatie klaarleggen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen neerzetten
2 personen
21
Buffettafels inrichten
3 personen
22
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
25
Aankleding ophangen
2 personen
26
Licht en muziek testen
2 personen
27
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Soepbuffet openen
3 personen
30
Soep en brood serveren
4 personen
31
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
32
Buffet en tafels bijvullen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Restanten veilig verpakken
2 personen
38
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
39
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
40
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Decoratie en verlichting verwijderen
2 personen
43
Vloer en toiletten schoonmaken
2 personen
44
Materialen retourneren
2 personen
45
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Garderoberek
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Lepelsaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Soepketelsaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 5
Koksmesaantal 5
Opscheplepelsaantal 6
Pollepelsaantal 6
Vergietenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4

Apparatuur

Kookplatenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 9
Menukaartenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Serveerbordjesaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 6
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Reken daarna per persoon op één ruime kom soep en extra voorraad voor een tweede kleine portie.
Leg het soepmenu vroeg vast en controleer direct of je voor elke soep een grote kookpan of soepketel hebt. Zo ontdek je vóór het boodschappen doen of je extra keukenmateriaal of kookplaten nodig hebt.
Doe houdbare boodschappen eerder en plan verse boodschappen kort voor de avond. Controleer alle leveringen meteen, zodat ontbrekende groenten, brood of toppings nog dezelfde dag kunnen worden aangevuld.
Zet het buffet niet pas tijdens binnenkomst klaar. Plaats tafels en stoelen eerst, richt daarna de buffettafels in met kommen, lepels en opscheplepels en zet allergeneninformatie zichtbaar bij de gerechten.
Vergeet het koffie- en theepunt, afvalbakken en verlengsnoeren niet. Een aparte plek voor warme dranken voorkomt opstopping bij de soep, terwijl voldoende stroomaansluitingen het gebruik van kookplaten en koffieapparaten veiliger maakt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel soep heb ik nodig per persoon voor een soepavond?: Reken op ongeveer 400 tot 500 milliliter soep per persoon als soep het hoofdgerecht is. Voor 20 gasten betekent dat 8 tot 10 liter, plus extra als je een tweede portie verwacht.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een soepavond verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de soepavond. Zo kun je recepten, toppings en allergeneninformatie nog aanpassen voordat je boodschappen doet.
Hoe ver van tevoren kan ik soep voorbereiden?: Snijd groenten en bereid de basis bij voorkeur 1 dag vooraf. Soep kun je vaak rustig laten afkoelen en gekoeld bewaren; warm hem op de dag zelf geleidelijk door en proef daarna opnieuw af.
Wanneer moet ik het buffet voor een soepavond klaarzetten?: Richt de buffettafels ongeveer 60 minuten voor aankomst in. Zet kommen, bestek, brood en toppings klaar, maar houd soep en dranken pas kort voor het eten op temperatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.