Einen Suppenabend ohne Stress organisieren

Ein Suppenabend lässt sich gut vorbereiten, wenn du zuerst Termin, Ort und Gästezahl festlegst. Danach planst du das Menü so, dass haltbare Zutaten früh eingekauft werden können und frische Zutaten erst kurz vor dem Termin dazukommen. Rechne bei mehreren Suppen mit ausreichend Kochkapazität und prüfe Stromanschlüsse, Geschirr und Warmhaltemöglichkeiten. Am Veranstaltungstag zählt vor allem die Reihenfolge: erst Raum und Buffet, dann Getränke und Kaffee, zuletzt Brot, Toppings und die abgeschmeckten Suppen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Endgültige Gästezahl festlegen
6
Suppenmenü und Rezepte festhalten
2 Personen
7
Küchenausrüstung überprüfen
2 Personen
8
Tische und Stühle reservieren
9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
10
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
11
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
12
Lieferungen und Einkäufe kontrollieren
2 Personen
13
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
14
Suppen vorbereiten
4 Personen
15
Suppen langsam garen lassen
3 Personen
16
Brot und Toppings bereitstellen
2 Personen
17
Suppen probieren und abschmecken
3 Personen
18
Allergeninformationen bereitlegen
19
Tische aufstellen
3 Personen
20
Stühle aufstellen
2 Personen
21
Buffettische einrichten
3 Personen
22
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
23
Getränke kalt stellen
2 Personen
24
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
25
Dekoration aufhängen
2 Personen
26
Licht und Musik testen
2 Personen
27
Empfangstisch bereitstellen

Event

28
Gäste empfangen
2 Personen
29
Suppenbuffet eröffnen
3 Personen
30
Suppe und Brot servieren
4 Personen
31
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
32
Buffet und Tische nachfüllen
2 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
35
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
36
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

37
Reste sicher verpacken
2 Personen
38
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
39
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
40
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
42
Dekoration und Beleuchtung entfernen
2 Personen
43
Boden und Toiletten reinigen
2 Personen
44
Materialien zurückgeben
2 Personen
45
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
Garderobenständer
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

SuppenschalenAnz. 60
TellerAnz. 60
LöffelAnz. 60
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
TrinkgläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 50

Küche

SuppenkesselAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 4
SchneidebretterAnz. 5
KochmesserAnz. 5
ServierlöffelAnz. 6
KellenAnz. 6
SiebAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4

Ausstattung

KochplattenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 9
SpeisekartenAnz. 6
NamensschilderAnz. 60
ServiertellerAnz. 8

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die endgültige Gästezahl spätestens 3 bis 5 Tage vorher fest. So kannst du Suppenmenge, Schalen, Besteck und Sitzplätze passend kalkulieren und Ernährungswünsche noch berücksichtigen.
Plane pro erwachsener Person etwa 400 bis 500 Milliliter Suppe ein, bei zwei Sorten also insgesamt 400 bis 500 Milliliter. Brot und Toppings kommen zusätzlich dazu und sollten nicht erst während des Buffets vorbereitet werden.
Koche haltbare Zutaten frühestens einige Tage vorher ein, frisches Gemüse aber möglichst am Vortag oder Veranstaltungstag. Prüfe Lieferungen und Einkäufe direkt, damit fehlende Zutaten noch rechtzeitig ersetzt werden können.
Stelle Kochplatten, Verlängerungskabel und Suppenkessel vor dem Aufbau an ihren endgültigen Platz. Pro warm gehaltener Suppe brauchst du eine eigene geeignete Kapazität; unbelegte Steckdosen sind ein häufiger Engpass.
Richte das Buffet mit Schalen, Kellen, Servierlöffeln, Brot und Speisekarten ein, bevor die Gäste eintreffen. Stelle Allergeninformationen sichtbar bereit und reserviere für Kaffee und Tee einen getrennten Bereich, damit sich keine lange Schlange am Suppentisch bildet.

Häufige Fragen

Wie viel Suppe brauche ich pro Person für einen Suppenabend?: Plane als Hauptessen etwa 400 bis 500 Milliliter Suppe pro erwachsener Person ein. Bei zwei Sorten kannst du die Gesamtmenge aufteilen, zum Beispiel 250 Milliliter je Suppe bei 500 Millilitern insgesamt.
Wie viele Tage vorher sollte ich zum Suppenabend einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist etwa 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Die endgültige Gästezahl solltest du danach spätestens 3 bis 5 Tage vorher festlegen.
Was kann ich für einen Suppenabend am Vortag vorbereiten?: Am Vortag kannst du Gemüse waschen und schneiden, Suppen vorkochen, haltbare Beilagen bereitstellen und Tische sowie Buffet planen. Frische Toppings und Brot solltest du erst am Veranstaltungstag kontrollieren beziehungsweise bereitstellen.
Wie halte ich mehrere Suppen beim Buffet warm?: Plane pro Suppe einen eigenen Suppenkessel oder Topf mit geeigneter Wärmequelle ein und teste die Geräte mindestens 1 Stunde vor Beginn. So bleibt Zeit, Temperatur, Stromanschlüsse und Verlängerungskabel zu prüfen, bevor die Gäste kommen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.