Soepactie organiseren: checklist en planning

Een soepactie staat of valt met een goede voorbereiding van keuken, vrijwilligers en uitgifte. Leg de datum, locatie en openingstijden eerst vast en verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen. Plan snijwerk, soepbasis en boodschappen ruim vóór de actiedag, zodat je op locatie alleen nog hoeft op te warmen en op te stellen. Deze checklist helpt je bovendien om materialen zoals soepketels, kookpannen, kommen, verlengkabels en allergenenkaartjes op tijd beschikbaar te hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Groenten wassen
3 personen
Groenten snijden
4 personen
Soepbasis voorbereiden
4 personen
Brood snijden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kookapparatuur aansluiten
3 personen
Soep opwarmen
4 personen
Buffet en kassa inrichten
3 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Soep serveren
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geld tellen en opbergen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Soepkommenaantal 150
Soep lepelsaantal 150
Drinkglazenaantal 150
Koffiemokkenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveertraysaantal 6

Keuken

Grote kookpannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatkannenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Keukentangenaantal 4

Apparatuur

Soepketelsaantal 6
Inductieplatenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 5
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermometersaantal 4
Geldkistjesaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Actiebannersaantal 3
Donatiebordenaantal 4
Menubordenaantal 4
Allergenenkaartjesaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en zet allergenenkaartjes klaar voordat de eerste pan wordt opgewarmd. Zo hoeven vrijwilligers tijdens de uitgifte niet te zoeken naar ingrediënteninformatie.
Maak de vrijwilligersindeling minstens 3 dagen vooraf. Plan afzonderlijk mensen voor keuken, buffet, kassa en opruimen; één persoon kan anders tegelijk soep opscheppen en betalingen aannemen.
Controleer de stroomvoorziening vóór de actiedag. Tel inductieplaten, soepketels, koffiezetapparaten en waterkokers op en neem per aansluiting passende verlengkabels en stekkerdozen mee.
Plan het snijden van groenten en het voorbereiden van de soepbasis op een eerder moment dan de opbouw. Op de dag zelf moeten vooral de locatie, tafels, stoelen, apparatuur, buffet en dranken worden klaargezet.
Zet houdbare voorraad en servies apart klaar voordat je boodschappen doet. Controleer daarna of je naast soepkommen en lepels ook drinkglazen, koffiemokken, opscheplepels, serveertrays en geldkistjes hebt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet ik een soepactie organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, datum en tijden. Regel vrijwilligers en uitnodigingen daarna, en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de soepactie.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een soepactie doen?: Doe houdbare boodschappen ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf en haal verse groenten 1 tot 2 dagen voor de actie. Controleer de voorraad nog één keer voordat je de groenten wast en snijdt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een soepactie?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: keuken, buffet, kassa en opruimen. Voor een doorlopende uitgifte zijn 5 tot 8 vrijwilligers praktisch, afhankelijk van het aantal bezoekers en de openingstijd.
Hoe lang duurt de opbouw van een soepactie?: Plan minimaal 2 uur vóór de opening voor uitladen, tafels en stoelen plaatsen, apparatuur aansluiten, soep opwarmen en het buffet inrichten. Houd daarnaast 30 minuten extra achter de hand voor ontbrekende materialen of een trage stroomaansluiting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.