Checklist voor een sociologiecongres organiseren

Een sociologiecongres organiseren vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, deelnemersregistratie, catering, techniek en materialen voor presentaties en panels. Begin met datum, locatie en congresthema en werk daarna toe naar een definitief programma. In de laatste week draait alles om bevestigingen, dieetwensen, presentaties, naambadges en een technische test. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je problemen op de congresdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Congresthema bepalen
3 personen
Programma samenstellen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Ruimtes reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Aanmeldformulier maken
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Naambadges maken
2 personen
Presentatiemappen samenstellen
3 personen
Routebeschrijving controleren
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen

Event

Koffie voorbereiden
2 personen
Ruimtes openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Ontvangstborden plaatsen
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Registratie bemannen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Tijdschema bewaken
Microfoons bedienen
Presentaties starten
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
Technische problemen oplossen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dinerbuffet opruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Afscheid en bedankwoord begeleiden
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunten opruimen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Sprekersbedankjes versturen
Presentaties archiveren
Deelnemersmail versturen
Facturen verzamelen
Foto's selecteren
Verslag publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Panelstoelenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveertraysaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Geluidsrecorder

Decoratie

Congresbanneraantal 2
Wegwijzerbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 100
Badgekoordenaantal 100
Tafelnummersaantal 12
Programmastandaardsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en congresthema eerst vast. Reserveer daarna de benodigde congres-, registratie-, buffet- en panelruimtes, zodat je programma niet later moet worden aangepast.
Benader sprekers ruim vóór het versturen van de uitnodigingen en vraag presentaties uiterlijk een week vooraf op. Controleer daarna elke presentatie op laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabels.
Maak het aanmeldformulier meteen geschikt voor dieetwensen en verzamel die gegevens vóór je de catering definitief bevestigt. Zo voorkom je dat je op de congresdag nog maaltijden moet bijbestellen.
Plan registratie als apart onderdeel van de ontvangst. Zet naambadges, presentatiemappen en een deelnemerslijst klaar en controleer de routebeschrijving minimaal één keer vóór het congres.
Test techniek niet pas bij aanvang. Controleer microfoons, luidsprekers, presentatieklikker, verlengkabels en stekkerdozen vooraf en leg oplaadkabels en een geluidsrecorder bij de congresorganisatie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sociologiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, thema en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de congresdatum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een sociologiecongres versturen?: Stuur een eerste uitnodiging ongeveer 8 tot 12 weken vooraf, zodra thema, locatie en hoofdonderdelen van het programma vaststaan. Verstuur 1 tot 2 weken vóór het congres een herinnering met route en definitief programma.
Wanneer moet de catering voor een sociologiecongres definitief worden bevestigd?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf en bevestig daarna het definitieve aantal deelnemers en de maaltijdkeuzes. Controleer de levering nogmaals in de laatste week.
Wanneer test je de techniek voor een sociologiecongres?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en controleer op de congresdag nog 60 tot 90 minuten vóór de eerste sessie. Test dan alle presentaties, microfoons, luidsprekers en aansluitingen in de juiste ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.