LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Soziologiekongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Soziologiekongress braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Ort, Thema und Programm bestimmen später fast jeden weiteren Schritt. Plane Referenten, Räume, Catering und Technik nicht erst nach den Einladungen, sondern parallel. Für die Anmeldung brauchst du ein Formular, eine Frist und eine Lösung für Ernährungswünsche. In den letzten zwei Wochen zählen vor allem Bestätigungen, Namensschilder, Präsentationen und ein vollständiger Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Kongressthema festlegen

    3 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Räume reservieren

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Anmeldeformular erstellen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Präsentationsmappen zusammenstellen

    3 Personen

  • Wegbeschreibung prüfen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

Event

  • Kaffee vorbereiten

    2 Personen

  • Räume öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Empfangsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Registrierung besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Mikrofone bedienen

  • Präsentationen starten

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Benutzte Becher einsammeln

    2 Personen

  • Technische Probleme lösen

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Dinnerbuffet abbauen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Abschied und Dankesworte begleiten

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kaffeepunkte aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Dankeschöns für Redner verschicken

  • Präsentationen archivieren

  • Teilnehmermail versenden

  • Rechnungen sammeln

  • Fotos auswählen

  • Bericht veröffentlichen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongresstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 100
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Rednertisch
  • PolsterstühleAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadekabelAnz. 6
  • FlipchartsAnz. 3
  • Flipchart-MarkerAnz. 12
  • Tonrecorder

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 2
  • Wegweiser-SchilderAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 100
  • Bändchen für NamensschilderAnz. 100
  • TischnummernAnz. 12
  • ProgrammständerAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 10
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin, Ort und Kongressthema zuerst fest. Reserviere Räume, Catering und Technik möglichst 8 bis 12 Wochen vorher, damit du auf Absagen oder Lieferprobleme reagieren kannst.
  • Bestätige Referenten spätestens 6 Wochen vor dem Kongress schriftlich. Frage dabei direkt nach Vortragstitel, Präsentationsformat und technischem Bedarf.
  • Setze für die Anmeldung eine klare Frist, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, damit das Catering die endgültige Teilnehmerzahl erhält.
  • Finalisiere das Programm 7 bis 10 Tage vorher und sammle alle Präsentationen spätestens 3 Tage vor Beginn. Prüfe die Dateien auf dem vorgesehenen Laptop, nicht nur auf dem Gerät der Vortragenden.
  • Plane am Kongresstag mindestens 60 Minuten für Aufbau und Techniktest ein. Teste Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker nacheinander, bevor die Registrierung öffnet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Soziologiekongress organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort, Thema und Referenten. Räume, Catering und Technik sollten 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress reserviert sein.
Wann sollten die Einladungen für einen Soziologiekongress verschickt werden?
Verschicke die Einladungen ungefähr 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Lass die Anmeldung 10 bis 14 Tage vorher enden, damit Teilnehmerliste und Catering verbindlich geplant werden können.
Wann muss das Programm eines Soziologiekongresses fertig sein?
Eine vorläufige Fassung sollte mit den Einladungen verschickt werden. Finalisiere Zeiten, Räume und Referenten 7 bis 10 Tage vor dem Kongress und sende danach die letzte Version an alle Angemeldeten.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einem Kongress?
Rechne mit mindestens 60 Minuten für den vollständigen Test. Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker mit den tatsächlichen Präsentationen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!