Checklist voor een socialmediaworkshop organiseren

Een socialmediaworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een beamer. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, leerdoelen vertalen naar oefeningen en controleren of iedereen met wifi en laptop kan werken. Plan de techniek minstens één keer vooraf en richt op de dag zelf een duidelijke registratiebalie in. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk, van het vastleggen van de ruimte tot het uitdelen van naambadges.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopdatum en ruimte vastleggen
Programma en leerdoelen uitwerken
2 personen
Sprekers en begeleiders bevestigen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieberichten publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Herinnering aan deelnemers sturen
Presentaties en werkbladen afronden
2 personen
Socialmedia-oefeningen voorbereiden
2 personen
Techniek vooraf testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen en naambadges printen
2 personen
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
Dranken en snacks klaarzetten
2 personen
Ruimte ventileren en controleren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Projectiescherm en beamer plaatsen
2 personen
Wifi en presentatielaptop testen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Welkomstbord en routebord plaatsen

Event

Deelnemers ontvangen en registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Workshop openen en uitleggen
2 personen
Socialmediastrategie presenteren
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Contentoefening begeleiden
3 personen
Vragen en praktijkvoorbeelden behandelen
2 personen
Buffet en drankjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen en afruimen
2 personen
Campagne-oefening begeleiden
3 personen
Socialmediakanalen analyseren
2 personen
Persoonlijke actieplannen maken
2 personen
Werkresultaten kort presenteren
2 personen
Feedbackformulieren uitdelen
Workshop afsluiten en materialen uitreiken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Servies verzamelen en afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken en herstellen
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
Bedankbericht en materialen nasturen
Feedback verzamelen en verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Deelnemerslaptopsaantal 8
Draagbare speaker
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Wifiversterker
Flip-over
Whiteboard

Keuken

Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Koffiekopjesaantal 30
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 45
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Routebordenaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de workshopdatum en ruimte eerst vast en werk daarna pas het programma uit. Controleer meteen of er voldoende tafels, stoelen, stopcontacten en stabiele wifi zijn voor alle deelnemerslaptops.
Stuur de uitnodiging en promotieberichten vroeg genoeg uit om aanmeldingen te verzamelen. Vraag in het formulier direct naar dieetwensen en noteer die uiterlijk enkele dagen voor de workshop bij de boodschappen.
Maak de socialmedia-oefeningen concreet met een opdracht, voorbeeld en tijdsduur per onderdeel. Rond presentaties en werkbladen uiterlijk één week vooraf af, zodat je nog tijd hebt om inhoud en opmaak te controleren.
Test beamer, presentatielaptop, HDMI-adapters, verlengkabels en stekkerdozen vooraf in dezelfde ruimte. Controleer ook of de wifiversterker nodig is en of deelnemers zonder problemen kunnen inloggen.
Richt de registratiebalie minstens 30 minuten voor aanvang in met deelnemerslijst, naambadgehouders en routeborden. Zet water, koffie en snacks klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen, zodat de ontvangst niet stilvalt door last-minute werk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een socialmediaworkshop plannen?: Leg de datum en ruimte bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en het aantal benodigde laptops tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een socialmediaworkshop?: Reken op minimaal 2 tot 3 voorbereidingsmomenten: één voor programma en oefeningen, één voor materialen en één technische test. Plan op de workshopdag zelf nog 60 tot 90 minuten voor opbouw, registratiebalie en techniek.
Wanneer moet ik de techniek voor een socialmediaworkshop testen?: Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, wifi en aansluitingen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf in de workshopruimte. Doe op de dag zelf nog een korte controle voordat deelnemers binnenkomen.
Hoeveel werkbladen en naambadges moet ik printen?: Print voor iedere aangemelde deelnemer één complete set werkbladen en één naambadge, plus 5 tot 10 procent extra. Bij 20 deelnemers betekent dat 21 of 22 sets en badges, zodat een last-minute inschrijving geen probleem wordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.