Checklist voor een snelwandelwedstrijd organiseren
Een snelwandelwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een starttijd. Je legt eerst het wedstrijdformat en de afstanden vast, reserveert start en finish en regelt daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en medische ondersteuning. Vervolgens organiseer je inschrijvingen, vrijwilligers, jury, tijdwaarneming en routeposten. Deze checklist helpt je de 79 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat startnummers, routeborden of deelnemersinformatie pas op het laatste moment geregeld zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdafstanden bepalen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Wedstrijdroute uitzetten
3 personen
Routevergunning aanvragen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Posten langs route bepalen
2 personen
Tijdwaarneming regelen
2 personen
Juryleden bevestigen
Medische ondersteuning bevestigen
Startnummers bestellen
Medaillelinten bestellen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Deelnemersbrief versturen
Weersverwachting controleren
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Medische materialen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Start- en finishterrein controleren
3 personen
Route uitzetten
6 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Tijdwaarneming installeren
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Waterpunten inrichten
4 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startvak begeleiden
4 personen
Wedstrijd starten
3 personen
Routepost controleren
8 personen
Juryregels controleren
3 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
Finishers opvangen
3 personen
Herstelwater uitdelen
2 personen
Medische hulp verlenen
2 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking presenteren
2 personen
Medaillewinnaars huldigen
3 personen
Catering serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen
Route vrijgeven
3 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Nazorg
Routeborden ophalen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Tijdwaarneming demonteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 24
- Inschrijftafelsaantal 2
- Jurytafel
- Tafelkledenaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 180
- Startnummerbandenaantal 180
- Wedstrijdstokkenaantal 12
- Routepijlenaantal 80
- Routebordenaantal 24
- Afzetlintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Start- en finishlintaantal 2
- Stopwatchesaantal 8
- Klembordenaantal 12
- Fluitjesaantal 12
- Medaillelintenaantal 30
- Wedstrijdmedaillesaantal 30
- Bekersaantal 6
- Podiumblokkenaantal 3
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Megafoon
- Draadloze speakersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Oplaadbare lampenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 220
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 8
Catering
- Waterkannenaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- EHBO-koffersaantal 3
- Wegwerphandschoenenaantal 8
- Desinfectiegelaantal 6
Tips
- Leg het wedstrijdformat, de afstanden en het reglement vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Deelnemers moeten vooraf weten welke afstand ze lopen, hoe de snelwandelregels worden toegepast en waar start en finish zijn.
- Begin ruim vóór de wedstrijddag met de routevergunning en verkeersmaatregelen. Een route door openbaar gebied kan afstemming met meerdere partijen vragen; bevestig ook tijdig de medische ondersteuning.
- Maak naast de wedstrijdleiding een aparte indeling voor routeposten, inschrijving, jury en tijdwaarneming. Plan per post minimaal één verantwoordelijke en geef die een telefoonnummer, routekaart en duidelijke starttijd.
- Controleer één week vooraf de deelnemersgegevens, dieetwensen, startnummers en medaillelinten. Verstuur daarna de deelnemersbrief met route, aanmelden, startprocedure, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Loop de route kort voor de wedstrijd volledig na met routepijlen, routeborden, afzetlint en verkeerskegels. Test op dezelfde dag de stopwatches, laptop, telefoons, powerbanks, megafoon en eventuele stroomvoorziening.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een snelwandelwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdformat, de route en de reservering van start en finish. Vraag vergunningen en stem verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk af, omdat de behandeling daarvan meerdere weken kan duren.
- Wat moet ik een week voor een snelwandelwedstrijd controleren?
- Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, deelnemersgegevens, vrijwilligersindeling, jury, medische ondersteuning en materiaalvoorraad. Verstuur daarna de deelnemersbrief en plan een laatste routecontrole.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een snelwandelwedstrijd?
- Tel minimaal één vrijwilliger per routepost, plus aparte mensen voor inschrijving, tijdwaarneming, jury, start en finish. Bij meerdere afstanden of een route met drukke kruisingen heb je extra bezetting nodig voor toezicht en vervanging.
- Wat moet er op de deelnemersbrief voor een snelwandelwedstrijd staan?
- Vermeld uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf de starttijd, locatie, route, meldtijd, startnummerprocedure en contactgegevens. Voeg ook informatie toe over parkeren of bereikbaarheid, wedstrijdregels, weersomstandigheden en eventuele dieetwensen rond de verzorging.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!