Smaakmarkt organiseren: checklist en planning

Een Smaakmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kraamtafels en eten klaarzetten. Je regelt tegelijk de marktindeling, standhouders, vergunningen, stroom, betalingen en de praktische uitvoering op de dag zelf. Begin met datum en locatie, leg daarna reserveringen en leveranciers vast en werk toe naar inkopen en voorbereiding. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat gebeurt: dieetwensen verzamelen, koeling controleren, plattegronden delen en verse producten pas vlak voor opening verwerken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Marktindeling maken
2 personen
Vergunningen controleren
Stroompunten controleren
Standhouders benaderen
2 personen
Standhouders registreren
Reserveringen vastleggen
Leveranciers bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Plattegrond delen
Standhouders informeren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Servies en materialen controleren
2 personen
Routeborden voorbereiden
Naambordjes maken
Kassa's voorbereiden
2 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Sausjes en dips voorbereiden
2 personen
Desserts portioneren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Kraamtafels plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroom en verlengsnoeren aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Kramen nummeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar kramen wijzen
2 personen
Kramen laten inrichten
4 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Kassa's en betaalapparaten testen
2 personen
Muziek testen
Toiletten controleren

Event

Entree en informatiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma en plattegrond uitdelen
Proeverijen presenteren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken schenken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonmaken
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Voorraad aanvullen
2 personen
Allergeneninformatie actualiseren
Laatste bestellingen verwerken
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kassa's afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Bederfelijke producten koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Kramen leeghalen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Kraamtafelsaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Krukkenaantal 20

Servies

Bordenaantal 250
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 250
Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Serveerlepelsaantal 20
Serveertraysaantal 16

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 3
Bluetoothspeakersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 10
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Bewaarbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Marktvlaggenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 12
Krijtbordenaantal 14
Menustandaardsaantal 14
Naamkaartjesaantal 30
Tafeldecoratieaantal 20
Routebordenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Afzetpalenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer stroompunten vóór je de marktindeling definitief maakt. Tel koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken, inductiekookplaten en koelingen per zone op en plan verlengsnoeren en stekkerdozen zonder kabels door looproutes.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de Smaakmarkt. Geef standhouders daarna één overzicht met allergenen, aangepaste gerechten en contactgegevens.
Bevestig standhouders, leveranciers en reserveringen uiterlijk 2 weken vooraf. Deel daarna de plattegrond, route en opbouwinformatie, zodat niemand op de dag zelf nog moet zoeken naar een kraamtafel of stroompunt.
Plan verse inkopen kort voor de markt en houd houdbare voorraad apart bij. Was groenten en fruit, bereid sausjes en dips en portioneer desserts vooraf; koel dranken en gekoelde producten pas in de laatste voorbereidingsfase.
Maak voor de opening een aparte controle van kassa’s, betaalterminals, servies en uitgiftematerialen. Reken per stand minimaal één duidelijke betaaloplossing en controleer of borden, bestek, glazen en serveerlepels op de juiste plek staan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Smaakmarkt organiseren en beginnen met plannen?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en marktindeling. Benader standhouders direct daarna en leg leveranciers en reserveringen uiterlijk 2 weken voor de markt vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Smaakmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor tafels, tenten, stroom, bewegwijzering, kassa’s en standhouders. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor de laatste controle van koeling, eten, servies en betaalterminals.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een Smaakmarkt verzamelen?: Vraag dieetwensen uit zodra bezoekers of deelnemers zich aanmelden en sluit de inventarisatie 7 dagen voor het evenement. Zo hebben standhouders nog tijd om porties, ingrediënten en allergeneninformatie aan te passen.
Hoeveel eten en drinken moet ik inkopen voor een Smaakmarkt?: Gebruik de definitieve aanmeldingen en tel per bezoeker de geplande proef- of maaltijdporties op; houd voor drukte ongeveer 10 procent extra aan. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.