Checklist para organizar un Mercado de sabores

Organizar un Mercado de sabores requiere coordinar expositores, reservas, permisos, puestos y preparación de alimentos en el orden correcto. Empieza por confirmar la fecha, el lugar y la distribución; después cierra la participación de los puestos y comunica el programa. Durante la última semana, revisa electricidad, vajilla, cajas registradoras, señalización y compras. Esta checklist reúne 75 tareas y 57 materiales para que no llegues al montaje improvisando.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Hacer la distribución del mercado
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar los puntos de electricidad
Contactar con los expositores
2 personas
Registrar a los expositores
Registrar las reservas
Confirmar proveedores
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Compartir el plano
Informar a los responsables de los stands
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Comprobar la vajilla y los materiales
2 personas
Preparar señales de ruta
Hacer tarjetas con nombres
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar salsas y dips
2 personas
Porcionar postres
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar las mesas de puesto
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar la corriente y los alargadores
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Numerar los puestos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
2 personas
Montar los puestos
4 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar las cajas registradoras y los terminales de pago
2 personas
Probar la música
Comprobar los baños

Evento

Atender la entrada y el mostrador de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir el programa y el mapa
Presentar degustaciones
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Reponer existencias
2 personas
Actualizar la información sobre alérgenos
Gestionar los últimos pedidos
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Mesas de puestocant. 12
Mantelescant. 24
Taburetescant. 20

Vajilla

Platoscant. 250
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 250
Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Cucharones de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 16

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Placas de induccióncant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Terminales de pagocant. 3
Altavoces Bluetoothcant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chef y de pancant. 10
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 12
Cucharonescant. 12
Bandejas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4

Decoración

Banderas de mercadocant. 2
Guirnaldascant. 12
Pizarrascant. 14
Atriles para menúcant. 14
Tarjetas de nombrecant. 30
Decoración de mesacant. 20
Señales de rutacant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Postes separadorescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y los permisos antes de invitar a los expositores. Sin esa información no podrás confirmar puestos, horarios ni necesidades de electricidad.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y compártelas con los responsables de los stands al menos 7 días antes. Así pueden ajustar ingredientes, porciones y señalización.
Comparte el plano y el programa con los expositores entre 3 y 5 días antes. Indica la ubicación de cada mesa, los accesos, los puntos de electricidad y la hora de llegada.
Haz una revisión física del material el día anterior: mesas, carpas, sillas, vajilla, bandejas calientes, neveras, cables, regletas y terminales de pago. Sustituye lo que falte antes de empezar el montaje.
Compra los productos frescos entre 24 y 48 horas antes, lava frutas y verduras, prepara salsas y dips, porciona los postres y enfría las bebidas. Los productos no perecederos pueden comprarse con varios días de margen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de sabores?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y expositores. Reserva la última semana para inscripciones, preferencias dietéticas, programa, plano y compras.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Confirma los puestos y sus necesidades al menos 7 días antes del mercado. Envía el plano, el horario de llegada y la información sobre electricidad entre 3 y 5 días antes.
¿Cuándo comprar la comida para un Mercado de sabores?: Compra los productos no perecederos con varios días de margen. Compra los productos frescos entre 24 y 48 horas antes, y enfría las bebidas y prepara los alimentos el día anterior.
¿Qué hay que revisar el día antes del mercado?: Comprueba mesas, carpas, sillas, vajilla, utensilios, neveras, equipos de café, placas de inducción, cables, regletas y terminales de pago. También deben estar listas las señales de ruta, las tarjetas con nombres y las cajas registradoras.

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