Skikamp organiseren: checklist en planning

Een skikamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een accommodatie en ski’s reserveren. Je moet deelnemersgegevens, vervoer, lessen, materiaal en veiligheidsinformatie op elkaar afstemmen. Begin met datum, deelnemersaantallen en verblijf; daarna leg je vervoer, skigebied en groepsindeling vast. In de laatste weken controleer je reisdocumenten, verzekeringen, dieetwensen, medische gegevens en noodcontacten. Met deze checklist zie je welke regelzaken vaak blijven liggen en wanneer je ze het beste afrondt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en deelnemers vastleggen
2 personen
Accommodatie reserveren
Vervoer reserveren
Skigebied en lessen reserveren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische gegevens verzamelen
Noodcontacten registreren
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Kamerindeling maken
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Programma en regels opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Materiaalbehoefte inventariseren
2 personen
Ski- en snowboardmateriaal reserveren
Helmen en beschermers regelen
EHBO-materiaal controleren
Reisdocumenten controleren
2 personen
Polsbandjes en naamlabels maken
2 personen
Bagagelijst versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen sorteren
3 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Bus en bagageruimte controleren
2 personen

Event

Vertrekpunt inrichten
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Bagage labelen en laden
4 personen
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
Aanwezigheidslijst controleren
2 personen
Reis naar verblijf begeleiden
4 personen
Kamers verdelen
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Ontbijt klaarzetten
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Lunchpakketten klaarmaken
4 personen
Skimateriaal uitgeven
3 personen
Groepen naar lessen begeleiden
5 personen
Lunch uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepen terug begeleiden
5 personen
Materiaal laten drogen
3 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Dagafsluiting uitvoeren
3 personen
Ontbijt klaarzetten
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Lunchpakketten klaarmaken
4 personen
Skimateriaal controleren
3 personen
Ski- en snowboardlessen begeleiden
5 personen
Lunch uitdelen
3 personen
Warme dranken schenken
2 personen
Middagprogramma begeleiden
5 personen
Ski's en snowboards opbergen
3 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Spelavond begeleiden
4 personen
Ontbijt en lunch voorbereiden
4 personen
Skimateriaal uitgeven
3 personen
Ski- en snowboardlessen begeleiden
5 personen
Lunch uitdelen
3 personen
Groepsactiviteit begeleiden
5 personen
Materiaal drogen en controleren
3 personen
Feestmaaltijd bereiden
5 personen
Feestmaaltijd serveren
4 personen
Kampavond begeleiden
5 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Kamers controleren
3 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Ski- en snowboardmateriaal inpakken
4 personen
Verblijf schoon achterlaten
5 personen
Aanwezigheidslijst controleren
2 personen
Terugreis begeleiden
4 personen
Bagage uitladen
4 personen
Deelnemers laten ophalen
3 personen

Nazorg

Vertrekpunt opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Skimateriaal schoonmaken
3 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Bus en bagageruimte schoonmaken
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Onkosten en borg afhandelen
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 6
Opbergrekkenaantal 8

Servies

Bordenaantal 50
Kommetjesaantal 50
Mokkenaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Pannenaantal 4
Kookpottenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Bewaarbakkenaantal 20
Koelboxenaantal 6
Servieskrattenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Ski'saantal 35
Snowboardsaantal 10
Skistokkenaantal 35
Skihelmenaantal 45
Skibrillenaantal 45
Rugbeschermersaantal 10
Sneeuwscheppenaantal 3
Sleeënaantal 6
Materiaalstickersaantal 100

Verlichting

Hoofdlampenaantal 12
Batterijenaantal 30

Decoratie

Naamlabelsaantal 50
Polsbandjesaantal 50
Wegwijzerbordenaantal 8
Markeerstiftenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Moppenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vóór je boekt vast hoeveel deelnemers meegaan, hoeveel begeleiders nodig zijn en welke leeftijden of niveaus in de groep zitten. Dat bepaalt de kamerindeling, groepsindeling, lessen en materiaalbehoefte.
Regel accommodatie, vervoer, skigebied en lessen zo vroeg mogelijk en leg bevestigingen centraal vast. Controleer daarna of aankomsttijd, transfer, incheckmoment en lesstart op elkaar aansluiten.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, medische gegevens, noodcontacten en toestemmingsformulieren op. Stuur ontbrekende gegevens uiterlijk twee weken voor vertrek persoonlijk na.
Maak aparte materiaaloverzichten voor ski’s, snowboards, skistokken, helmen, skibrillen en rugbeschermers. Reserveer huurmaterialen op basis van de inventaris en plan een controle voordat de groep vertrekt.
Stuur de bagagelijst en deelnemersinformatie uiterlijk één week voor vertrek. Controleer in de laatste 48 uur de weersverwachting, reisdocumenten, EHBO-materiaal, boodschappen en de werking van verlengsnoeren en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een skikamp organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden voor vertrek met datum, deelnemers, accommodatie en vervoer. Reserveer skigebied, lessen en huurmaterialen zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat, bij voorkeur uiterlijk 8 weken vooraf.
Wat moet ik verzamelen bij deelnemers voor een skikamp?: Vraag bij de aanmelding naamgegevens, dieetwensen, medische gegevens, noodcontacten en toestemmingsformulieren op. Controleer uiterlijk 2 weken voor vertrek of alle dossiers compleet zijn en of reisdocumenten nog geldig zijn.
Wanneer moet ik ski- en snowboardmateriaal reserveren?: Inventariseer de materiaalbehoefte zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en reserveer het materiaal uiterlijk 4 tot 6 weken voor vertrek. Neem helmen en beschermers apart mee in de controle, zodat niemand zonder passende bescherming aankomt.
Wanneer stuur ik de bagagelijst voor een skikamp?: Stuur de bagagelijst ongeveer 1 week voor vertrek, nadat programma, accommodatie en weersverwachting zijn gecontroleerd. Stuur bij een gewijzigde weersverwachting uiterlijk 48 uur voor vertrek een korte aanvulling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.