Checklist pour organiser un camp de ski

Un camp de ski se prépare plusieurs semaines à l’avance, car l’hébergement, le transport, les forfaits et le matériel doivent être coordonnés. Commence par fixer la date, le nombre de participants et le niveau des groupes, puis ouvre les inscriptions avec les autorisations, les informations médicales et les besoins alimentaires. Avant le départ, vérifie les assurances, les documents de voyage, la météo et la liste des bagages. Le jour venu, un plan clair des chambres, des groupes et du programme évite les retards et les oublis.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les participants
2 personnes
Réserver l'hébergement
Réserver le transport
Réserver le domaine skiable et les cours
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales
Enregistrer les contacts d'urgence
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Établir le plan des chambres
2 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Élaborer le programme et les règles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Recenser les besoins en matériel
2 personnes
Réserver le matériel de ski et de snowboard
Prévoir des casques et des protections
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les documents de voyage
2 personnes
Créer des bracelets et des badges nominatifs
2 personnes
Envoyer la liste des bagages
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les courses
3 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Vérifier le bus et l’espace bagages
2 personnes

Événement

Aménager le point de départ
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Étiqueter et charger les bagages
4 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Vérifier la liste des présences
2 personnes
Accompagner le trajet jusqu'au logement
4 personnes
Répartir les chambres
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Préparer les paniers-repas
4 personnes
Distribuer le matériel de ski
3 personnes
Accompagner les groupes aux cours
5 personnes
Distribuer le déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Reconduire les groupes
5 personnes
Laisser sécher le matériel
3 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Effectuer la clôture de la journée
3 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Préparer les paniers-repas
4 personnes
Vérifier le matériel de ski
3 personnes
Encadrer les cours de ski et de snowboard
5 personnes
Distribuer le déjeuner
3 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Encadrer le programme de l’après-midi
5 personnes
Ranger les skis et snowboards
3 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Animer la soirée jeux
4 personnes
Préparer le petit-déjeuner et le déjeuner
4 personnes
Distribuer le matériel de ski
3 personnes
Encadrer les cours de ski et de snowboard
5 personnes
Distribuer le déjeuner
3 personnes
Encadrer l’activité de groupe
5 personnes
Sécher et contrôler le matériel
3 personnes
Préparer le repas de fête
5 personnes
Servir le repas de fête
4 personnes
Animer la soirée du camp
5 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Vérifier les chambres
3 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Emballer le matériel de ski et de snowboard
4 personnes
Laisser le logement propre
5 personnes
Vérifier la liste des présences
2 personnes
Accompagner le retour
4 personnes
Décharger les bagages
4 personnes
Faire venir les participants
3 personnes

Suivi

Ranger le point de départ
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le matériel de ski
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Nettoyer le bus et le compartiment à bagages
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Régler les frais et la caution
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Porte-manteauxqté 6
Étagères de rangementqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 50
Petits bolsqté 50
Tassesqté 50
Verres à boireqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Casserolesqté 4
Casserolesqté 4
Louchesqté 8
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Bacs de conservationqté 20
Glacièresqté 6
Bacs à vaisselleqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Skisqté 35
Snowboardsqté 10
Bâtons de skiqté 35
Casques de skiqté 45
Lunettes de skiqté 45
Protège-dosqté 10
Pelleter la neigeqté 3
Faire de la lugeqté 6
Étiquettes de matérielqté 100

Éclairage

Lampes frontalesqté 12
Pilesqté 30

Décoration

Étiquettes nominativesqté 50
Braceletsqté 50
Panneaux directionnelsqté 8
Marqueursqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réserve l’hébergement, le transport, le domaine skiable et les cours dès que la date et le nombre prévisionnel de participants sont connus. Garde une marge pour les inscriptions tardives et confirme les horaires de départ et de retour.
Clôture les inscriptions au moins 2 semaines avant le départ afin de traiter les besoins alimentaires, les informations médicales, les contacts d’urgence et les formulaires d’autorisation. Relance séparément les personnes dont le dossier est incomplet.
Prépare la répartition des chambres et des groupes avant l’arrivée sur place, puis transmets le programme, les règles, les horaires et la liste des bagages au moins 7 jours à l’avance. Indique aussi ce qui est fourni et ce que chacun doit apporter.
Ne limite pas le matériel aux skis ou aux snowboards : vérifie aussi les casques, bâtons, lunettes et protections, puis réserve les tailles manquantes. Contrôle la trousse de premiers secours et prévois un système pour identifier rapidement le matériel de chaque participant.
Fais les courses et prépare le matériel commun la veille du départ : vaisselle, ustensiles, thermos, bouilloires, machines à café, glacières et bacs de conservation. Vérifie les rallonges et multiprises, et consulte les prévisions météo avant de finaliser les bagages.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un camp de ski ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant le départ pour réserver l’hébergement, le transport, le domaine skiable et les cours. Les inscriptions et les documents des participants peuvent ensuite être finalisés environ 2 semaines avant le séjour.
Quand fermer les inscriptions pour un camp de ski ?: Ferme les inscriptions au moins 14 jours avant le départ. Ce délai permet de confirmer les effectifs, les chambres, les groupes, les tailles de matériel et les besoins alimentaires ou médicaux.
Que faut-il demander aux participants avant un camp de ski ?: Demande les coordonnées, les informations médicales, les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et les formulaires d’autorisation. Vérifie aussi les documents de voyage et envoie la liste des bagages au moins 7 jours avant le départ.
Quel matériel prévoir pour un camp de ski ?: Prévois des skis ou snowboards, des bâtons pour les skieurs, ainsi que des casques, lunettes et protections adaptées. Vérifie les tailles et les réservations au moins 2 semaines avant le départ, puis contrôle le matériel de premiers secours avant le voyage.

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