Skatetocht organiseren: checklist van route tot finish

Een skatetocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Leg eerst afstand, start- en finishlocatie en benodigde toestemmingen vast. Daarna regel je inschrijvingen, routeposten, verkeersveiligheid en een reparatiepunt. In de laatste week controleer je de route opnieuw, werk je de deelnemerslijst bij en bereid je routeborden, nummers, eten en drinken voor. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke start, zichtbare afzetting en bemande posten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Benodigde toestemmingen aanvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Route meerdere keren controleren
3 personen
Verkeersknelpunten in kaart brengen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Routeposten toewijzen
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Weersverwachting controleren
Routekaarten en deelnemersnummers printen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Startgebied afzetten
3 personen
Finishgebied afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Reparatiepunt inrichten
2 personen
Drank- en eetpunt inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen controleren
3 personen
Deelnemersnummers uitdelen
2 personen
Skates en bescherming controleren
3 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Skategroepen laten vertrekken
4 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Tussenstop verzorgen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en fruit serveren
3 personen
Reparaties uitvoeren
2 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Finishers registreren
2 personen
Muziek en omroep verzorgen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Afsluiting aankondigen

Nazorg

Routeborden ophalen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 20
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 15
Reservehelmenaantal 4
Pols- en kniebeschermersaantal 6
Skategereedschapsetsaantal 3
Luchtpompenaantal 3
Reservewielenaantal 12
Reserve kogellagersaantal 12
Remblokkenaantal 6
Verbindingskabelsaantal 6
Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 20
Start- en finishlintaantal 2
Drinkrugzakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Verlengkabelsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Waarschuwingslintaantal 4

Administratie

Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 20
Deelnemersnummersaantal 80
Polsbandjesaantal 80
Routekaartenaantal 80
Waterbestendige stiftenaantal 6

Schoonmaak

Handvegersaantal 3
Emmersaantal 3
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole niet één keer: rijd of skate het traject meerdere keren en noteer kruisingen, smalle stukken en andere verkeersknelpunten. Zo kun je routeposten gericht toewijzen en weet je waar extra verkeerskegels of afzethekken nodig zijn.
Reserveer de start- en finishlocatie zodra de route vaststaat en vraag toestemmingen ruim vóór de tocht aan. Houd voor de laatste week een controle over: toestemming, vrijwilligers, routeborden, deelnemersnummers en de actuele weersverwachting.
Richt de inschrijftafel zo in dat deelnemers snel hun nummer kunnen ophalen. Leg de bijgewerkte deelnemerslijst, routekaarten en reservehelmen klaar en zet start- en finishlint zichtbaar neer.
Zet voor pech onderweg een reparatiepunt klaar met skategereedschapsets, luchtpompen, reservewielen, kogellagers en remblokken. Controleer het materiaal uiterlijk de dag ervoor, zodat een lege pomp of ontbrekend onderdeel niet pas tijdens de tocht opvalt.
Koel eten en drinken op tijd en verdeel de verzorging over de route en finish. Reken per deelnemer op een eigen drinkmogelijkheid of herbruikbare beker en zet afvalbakken bij de verzorgingspunten, niet alleen bij de finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een skatetocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en toestemmingen. Verstuur uitnodigingen enkele weken later en reserveer de laatste 7 dagen voor routecontrole, boodschappen, materiaal en de definitieve deelnemerslijst.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een skatetocht?: Plan minimaal één vrijwilliger per routepost en daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish en het reparatiepunt. Bij meerdere kruisingen of een lange route heb je vaak 8 tot 12 vrijwilligers nodig; maak de indeling uiterlijk een week vooraf.
Wat moet ik een week voor een skatetocht controleren?: Controleer de weersverwachting, route, verkeersknelpunten, toestemmingen en bezetting van alle routeposten. Werk de deelnemerslijst bij en leg routekaarten, nummers, routeborden, veiligheidsmateriaal en reparatiespullen klaar.
Wat heb ik nodig voor een reparatiepunt bij een skatetocht?: Zorg minimaal voor één skategereedschapset, een luchtpomp en reservewielen, kogellagers en remblokken. Zet het punt vóór de start klaar en controleer alle onderdelen de dag ervoor; reservehelmen en beschermers kunnen daarnaast handig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.