Zo organiseer je een Sinterklaasmarkt

Begin met de locatie, datum en vergunningseisen; die bepalen hoeveel kramen, tenten en bezoekers je kunt plannen. Leg daarna Sinterklaas en de Pieten vast, reserveer marktkramen en partytenten en werk de marktindeling uit. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen, bevestig je marktdeelnemers en deel je vrijwilligersdiensten in. De laatste dagen draaien om voorraad, cadeauzakjes, koeling, wisselgeld, bewegwijzering en een uitvoerbaar weerscenario.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Vergunningseisen controleren
3
Marktkramen reserveren
4
Partytenten reserveren
5
Sinterklaas en Pieten vastleggen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Marktdeelnemers bevestigen
11
Marktindeling uitwerken
2 personen
12
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
13
Weerscenario voorbereiden
2 personen
14
Stroompunten controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Markt- en prijslijsten printen
18
Cadeauzakjes vullen
3 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Voorraad sorteren
2 personen
21
Dranken en zuivel koelen
2 personen
22
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
23
Decoratie sorteren
2 personen
24
Contant wisselgeld voorbereiden
25
Locatie schoonmaken
3 personen
26
Marktkramen plaatsen
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Verlichting aansluiten
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Marktkramen inrichten
6 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Registratiepunt klaarzetten
2 personen
34
Kassa en betaalterminal testen
2 personen

Event

35
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
36
Bezoekers ontvangen
3 personen
37
Marktkramen bemannen
6 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
42
Afval en lege kratten verzamelen
2 personen
43
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

44
Kassa afsluiten
2 personen
45
Marktkramen afbreken
4 personen
46
Partytenten afbreken
4 personen
47
Meubilair terugplaatsen
4 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Afval wegbrengen
2 personen
51
Materialen inventariseren
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 8
Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lampenaantal 8

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 6
Pietenballonnenaantal 50
Papieren slingersaantal 10
Sinterklaaspostbus
Cadeauzakjesaantal 120
Naamkaartjesaantal 150
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en stroompunten voordat je kramen en tenten definitief reserveert. Plan per kraam een plek op de plattegrond en noteer waar verlengkabels en stekkerdozen veilig kunnen liggen.
Stuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de markt, zodat je de deelnemerslijst, marktindeling en boodschappenlijst kunt afronden.
Maak één vrijwilligersrooster met diensten van 2 tot 3 uur. Plan naast de marktbegeleiding ook mensen voor het koffie- en theepunt, het aanvullen van voorraad, betalingen en het opruimen.
Vul de cadeauzakjes niet pas op de ochtend zelf: sorteer ze uiterlijk 2 dagen vooraf en controleer aantallen tegen de deelnemerslijst. Zet dranken en zuivel de avond ervoor in koelboxen of koelingen.
Werk een regen- en windscenario uit met een duidelijke uiterste beslissingstijd, bijvoorbeeld 24 uur vooraf. Controleer dan opnieuw tenten, lichtsnoeren, bewegwijzering en de bereikbaarheid van de marktkramen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met locatie, datum, vergunningseisen en reserveringen. Leg Sinterklaas, de Pieten, marktkramen en partytenten uiterlijk 6 weken vooraf vast.
Wanneer moet ik de inschrijvingen voor een Sinterklaasmarkt sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de markt. Dan heb je tijd om dieetwensen te verwerken, cadeauzakjes te vullen en de deelnemerslijst en marktindeling af te ronden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per actief onderdeel, plus 2 mensen voor opbouw en 2 voor opruimen. Bij een markt met een koffiepunt, betalingen en meerdere kramen kom je meestal uit op 6 tot 10 vrijwilligers per dienst.
Wanneer beslis je over een alternatief bij slecht weer?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over het weerscenario. Controleer dan of partytenten, verlichting, stroomvoorziening en looproutes veilig gebruikt kunnen worden; bij harde wind moet je een alternatief achter de hand hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.