Organiser un marché de Saint-Nicolas sans rien oublier
Pour organiser un marché de Saint-Nicolas, commencez par verrouiller le lieu, la date et les autorisations avant de réserver les stands et les tentes. Ensuite, gérez les inscriptions, les besoins alimentaires et la présence de Saint-Nicolas et des Pères Fouettards. La dernière semaine sert surtout à répartir les bénévoles, finaliser le plan du marché et vérifier le matériel. Le jour même, prévoyez du temps pour le montage, le refroidissement des boissons, les sachets cadeaux et la gestion de la monnaie.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le lieu et la date
- 2
Vérifier les exigences de permis
- 3
Réserver les stands du marché
- 4
Réserver des tentes de réception
- 5
Fixer Sinterklaas et les Pieten
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Mettre à jour la liste des participants
- 10
Confirmer les participants au marché
- 11
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
- 12
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
- 13
Préparer le scénario météo
2 personnes
- 14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 16
Concevoir la signalétique
- 17
Imprimer les listes du marché et des prix
- 18
Remplir les sachets cadeaux
3 personnes
- 19
Faire les courses
3 personnes
- 20
Trier le stock
2 personnes
- 21
Refroidir les boissons et les produits laitiers
2 personnes
- 22
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
- 23
Trier la décoration
2 personnes
- 24
Préparer la monnaie
- 25
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 26
Installer les stands du marché
4 personnes
- 27
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 29
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 30
Suspendre la décoration
3 personnes
- 31
Installer les stands du marché
6 personnes
- 32
Préparer les en-cas
3 personnes
- 33
Mettre en place le point d’inscription
2 personnes
- 34
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Événement
- 35
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 37
Tenir les stands du marché
6 personnes
- 38
Servir le café et le thé
2 personnes
- 39
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
- 42
Rassembler les déchets et les caisses vides
2 personnes
- 43
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 44
Clôturer la caisse
2 personnes
- 45
Démonter les stands du marché
4 personnes
- 46
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 47
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 48
Faire la vaisselle
3 personnes
- 49
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 50
Évacuer les déchets
2 personnes
- 51
Inventorier le matériel
2 personnes
- 52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 8
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 40
- Tabourets de barqté 6
- Nappesqté 10
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 6
Cuisine
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Marmites à soupeqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Louchesqté 6
Équipement
- Glacièresqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Talkies-walkiesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 8
Décoration
- Drapeaux de Sinterklaasqté 6
- Ballons Pietenqté 50
- Guirlandes en papierqté 10
- Boîte aux lettres de Sinterklaas
- Sacs-cadeauxqté 120
- Badges nominatifsqté 150
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux indicateursqté 10
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balais à mainqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez le lieu, la date et les exigences de permis avant toute réservation : prévoyez cette vérification au moins 6 semaines à l’avance, car elle peut modifier l’aménagement ou les horaires.
- Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant le marché. Utilisez ensuite la liste finale pour recueillir les besoins alimentaires et confirmer séparément les participants au marché.
- Dessinez l’aménagement avant de commander les tables, chaises, stands et tentes. Laissez des passages dégagés et identifiez les points d’alimentation électrique avant d’installer les machines à café, bouilloires ou éclairages.
- Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et donnez à chacun une mission précise. Prévoyez aussi un scénario météo, notamment pour protéger les stands, les sachets cadeaux et les produits alimentaires.
- Préparez les sachets cadeaux, les affiches de prix, la monnaie et le stock la veille. Refroidissez les boissons et les produits laitiers suffisamment tôt, puis gardez une personne responsable du réassort pendant le marché.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser un marché de Saint-Nicolas ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les premières priorités sont le lieu, les autorisations, les stands, les tentes et la confirmation de Saint-Nicolas et des Pères Fouettards.
- Quand clôturer les inscriptions au marché de Saint-Nicolas ?
- Fixez la clôture 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les achats et les sachets cadeaux.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer le marché ?
- Prévoyez au moins 3 heures pour installer les tentes, stands, tables, signalétique, décoration et points de service. Ajoutez du temps si les branchements électriques ou l’éclairage doivent être testés sur place.
- Que préparer la veille d’un marché de Saint-Nicolas ?
- Préparez les sachets cadeaux, triez la décoration et le stock, imprimez les listes et les prix, préparez la monnaie et mettez les boissons et produits laitiers au frais. Gardez le nettoyage final et les produits frais pour le jour même.
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